Последнее десятилетие характеризуется не только радикальным изменением социально-экономической среды, в которой функционируют российские предприятия и организации всех форм собственности, но и устойчивой тенденцией развития информатизации процессов управления.
Необходимость действовать в условиях рыночной экономики, все обостряющейся конкуренции товаропроизводителей обусловливает повышенные требования к профессиональным качествам специалистов, ответственности руководителей за результаты и последствия принимаемых решений. Чрезвычайно актуальными становятся учет временного фактора и организация анализа материальных, товарных, финансовых потоков, поиск обоснованных решений в регулировании производственно-хозяйственных и финансовых ситуаций. Внедрение в управленческую деятельность исследовательского, подхода базируется на применении современных достижений в области информационных технологий, обеспечивающих полноту, своевременность информационного отображения управляемых процессов, возможность их моделирования, анализа, прогнозирования. Исследовательский подход, лежащий в основе менеджмента, одинаково присущ как федеральным, региональным, местным органам управления, так и предприятиям, фирмам, корпорациям, которые проводят инжиниринговые исследования и реинжиниринг организационных структур, тесно увязывая их с проектируемыми бизнес-процессами и добиваясь при этом реального выигрыша во времени и экономического эффекта.
Подготовка в высшей школе должна предусматривать овладение специалистом-менеджером фундаментальными знаниями теории и практики управления, а также умением активно использовать информационные технологии в своей профессиональной деятельности. Широкое применение персональных компьютеров, средств коммуникаций, облегченный доступ к базам данных и базам знаний, использование интеллектуальных технологий и систем обеспечивают специалисту реальные возможности для выполнения аналитических, прогнозных функций, подготовки управленческих решений в современном технологическом режиме обработки информации.
Учитывая актуальность и необходимость применения информационных технологий в деятельности менеджеров, дисциплина «Информационные технологии управления» включена в блоки специальных дисциплин государственных образовательных стандартов Министерства образования Российской Федерации по специальностям: 06.11.00 «Менеджмент организации», 06. 10.00 «Государственное и муниципальное управление».
Дисциплина «Информационные технологии управления» предназначена для формирования у будущих специалистов-менеджеров теоретических знаний и практических навыков в области создания, функционирования и применения информационных технологий для решения функциональных задач управления и организации системы поддержки принятия решений.
Предлагаемое учебное пособие посвящено методическим вопросам информатизации управления. В первой части рассматриваются информационные процессы управления организацией, методические основы создания информационных систем и технологий, информационно- технологические процедуры проектирования важнейших видов технологического обеспечения и применения их в системах управления организацией. Уделяется внимание условиям интеграции информационных технологий и построению систем информационной безопасности накопления, хранения, использования информации для подготовки и принятия решений.
Во второй части учебного пособия систематизируется накопленный опыт создания информационных технологий управления экономическими объектами на примере управления фирмой, рассматривается организация обработки информации в корпоративных информационно- вычислительных сетях административного управления органами федерального, регионального и муниципального уровней.
Предисловие ко второму изданию
Перед Вами, уважаемый читатель, дополненное издание учебного пособия «Информационные технологии управления». Необходимость его подготовки продиктована постоянным повышением требований к знанию экономистами основ компьютерных систем и технологий, умению взаимодействовать со специалистами консалтинговых и специализированных фирм по производству и продаже программных продуктов и технологий. Знание реальных возможностей и особенностей применения информационных технологий, тенденций их развития и совершенствования, умение четко и предметно формулировать свои пользовательские требования к такому сложному инструментарию, каким являются компьютерные технологии, должны стать неотъемлемой частью профессиональной деятельности менеджера новой формации.
Второе издание учебного пособия, как и первое, включает два раздела. Первый раздел «Методические аспекты информатизации в управленческой деятельности» сохранил свою методическую направленность. Он остается основополагающим для освоения дисциплины «Информационные технологии управления» и с него рекомендуется начинать изучение предмета.
Второй раздел «Информационные технологии решения задач управления» с учетом дидактических позиций новых образовательных стандартов Министерства образования Российской Федерации применительно к названным специальностям в значительной степени изменен и дополнен. Кроме особенностей функционирования информационных технологий, используемых для управления фирмой, в государственном и муниципальном управлении, раздел содержит примеры построения и использования информационных технологий решения функциональных задач в таких аспектах управленческой деятельности, как стратегический менеджмент, управление персоналом, производственный менеджмент. По каждому из названных направлений (главы 7 — 13) студенты могут получить знания о сущности, содержании и практических способах решения задач управления с использованием новых информационных технологий. Учебное пособие может быть полезно при изучении дисциплины «Информационные системы маркетинга» (специальность 06.15.00 «Маркетинг»), а также дисциплин специализаций: «Информационные системы предприятия» (специализация «Производственный менеджмент» специальности 06.11.00 «Менеджмент организации») и «Компьютерные информационные технологии в финансовом менеджменте» (специализация «Финансовый менеджмент» специальности 06.04.00. «Финансы и кредит»).
Учебное пособие подготовлено авторским коллективом под руководством и под редакцией проф. Г.А. Титоренко в составе:
предисловие, гл. 1 — проф. Г.А. Титаренко и доц. NA. Коноплева;
гл. 2 (кроме п. 2.4) — проф. Г.А. Титаренко и доц. Г.Л. Макарова;
гл. 3 — проф. ВЗФЭИ В.В. Брага и доц. Е.Г. Соловьева;
гл. 4 и гл. 5 (кроме п. 5.5) — проф. ВЗФЭИ ГД. Савичев и проф. ВЗФЭИ В.И. Суворова;
п. 2.4; 5.5 — проф. Б.Е. Одинцов;
гл. 6 — проф. ВЗФЭИ В.И. Суворова; гл. 7 и гл. 11 4~- проф. Л.А. Вдовенко; гл. 8 — доц. Л.Г. Лысенко;
гл. 9 — проф. И.Я. Лукасевич; гл. 10 — доц. В.И. Гусев;
гл. 12 — доц. N.А. Коноплева;
гл. 13 (кроме п. 13.4, 13.5) — проф. ГА. Титаренко; п. 13.4, 13.5 — канд. экон. наук Е.Ф. Казакова.
Авторский коллектив выражает глубокую признательность д-ру экон. наук, проф. М.М. Максимцову, д-ру экон. наук, проф. В.П. Божко, д-ру экон. наук, проф. СА. Харитонову за конструктивные замечания, которые были учтены в процессе доработки учебного пособия.
Благодарим также сотрудников кафедры АОЭИ ВЗФЭИ С.Е. Кулагину и Е.П. Леонову за большой труд по оформлению материалов рукописи.
Часть 1 Методические аспекты информатизации
в управленческой деятельности
Информационные процессы в управлении организацией
Методические основы создания ИС и ИТ в управлении организацией
Информационное обеспечение ИТ и ИС управления организацией
Техническое и программное обеспечение ИТ и ИС управления организацией
Информационные технологии в системах управления
Защита информации в ИС и ИТ управления организацией
1.Информаинонные процессы в управлении организацией
Понятие информационных систем и информационных технологий в управлении, их роль на современном этапе развития рыночных отношений.
Классификация информационных систем управления и информационных технологий.
Значение информационных систем и информационных технологий в стратегии развития организаций различного типа.
Роль информационной среды и организации информационных связей в корпоративных системах управления.
Роль информационной технологии в формировании управленческих решений на различных уровнях управления в организациях различного типа.
1.1.Информационные системы и технологии. Их классификация в организационном управлении
Современные предприятия и фирмы представляют собой сложные организационные системы, отдельные составляющие которых — основные и оборотные фонды, трудовые и материальные ресурсы и другие — постоянно изменяются и находятся в сложном взаимодействии друг с другом. Функционирование предприятий и организаций различного типа в условиях рыночной экономики поставило новые задачи по совершенствованию управленческой деятельности на основе комплексной автоматизации управления всеми производственными и технологическими процессами, а также трудовыми ресурсами.
Рыночная экономика приводит к возрастанию объема и усложнению задач, решаемых в области организации производства, процессов планирования и анализа, финансовой работы, связей с поставщиками и потребителями продукции, оперативное управление которыми невозможно без организации современной автоматизированной информационной системы (ИС).
Информационная система управления — совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, других технологических средств и специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений.
Информационная система управления должна решать текущие задачи стратегического и тактического планирования, бухгалтерского учета и оперативного управления фирмой. Многие учетные задачи (бухгалтерского и материального учета, налогового планирования, контроля и т. д.) решаются без дополнительных затрат путем вторичной обработки данных оперативного управления. Учет является необходимым дополнительным средством контроля. Используя оперативную информацию, полученную в ходе функционирования автоматизированной информационной системы, руководитель может спланировать и сбалансировать ресурсы фирмы (материальные, финансовые и кадровые), просчитать и оценить результаты управленческих решений, наладить оперативное управление себестоимостью продукции (товаров, услуг), ходом выполнения плана, использованием ресурсов и т. д.
Информационные системы управления позволяют
• повышать степень обоснованности принимаемых решений:.
счет оперативного сбора, передачи и обработки информации;
• обеспечивать своевременность принятия решений по управлению организацией в условиях рыночной экономики;
• добиваться роста эффективности управления за счет своевременного представления необходимой информации руководителям всех уровней управления из единого информационного фонда;
• согласовывать решения, принимаемые на различных уровнях управления и в разных структурных подразделениях;
• за счет информированности управленческого персонала о текущем состоянии экономического объекта обеспечивать рост производительности труда, сокращение непроизводственных потерь и т. д.
Классификация информационных систем управления зависит от видов процессов управления, уровня управления, сферы функционирования экономического объекта и его организации, степени автоматизации управления.
Основными классификационными признаками автоматизированных информационных систем являются:
• уровень в системе государственного управления;
• область функционирования экономического объекта;
• виды процессов управления;
• степень автоматизации информационных процессов.
О В соответствии с признаком классификации по уровню государственного управления автоматизированные информационные системы делятся на федеральные, территориальные (региональные) и муниципальные ИС, которые являются информационными системами высокого уровня иерархии в управлении.
ИС федерального значения решают задачи информационного обслуживания аппарата административного управления и функционируют во всех регионах страны.
Территориальные (региональные) ИС предназначены для решения информационных задач управления административно-территориальными объектами, расположенными на конкретной территории.
Муниципальные ИС функционируют в органах местного самоуправления для информационного обслуживания специалистов и обеспечения обработки экономических, социальных и хозяйственных прогнозов, местных бюджетов, контроля и регулирования деятельности всех звеньев социально-экономических областей города, административного района и т. д.
Классификация по области функционирования экономического объекта ориентирована на производственно-хозяйственную деятельность предприятий и организаций различного типа. К ним относятся автоматизированные информационные системы промышленности и сельского хозяйства, транспорта, связи, банковские ИС и др.
По видам процессов управления ИС делятся на: ИC управления технологическими процессами предназначены для автоматизации различных технологических процессов (гибкие технологические процессы, энергетика и т. д.). ИC управления организационно-технологическими процессами представляют собой многоуровневые, иерархические системы, которые сочетают в себе ИС управления технологическими процессами и ИС
управления предприятиями.
Наибольшее распространение получили ИС организационного управления, которые предназначены для автоматизации функций управленческого персонала. Учитывая .наиболее широкое применение и разнообразие этого класса систем, часто различные информационные системы понимаются именно в этом толковании. К этому классу ИС относятся информационные системы управления как промышленными фирмами, так и непромышленными экономическими объектами — предприятиями сферы обслуживания. Основными функциями таких систем являются оперативный контроль и регулирование, оперативный учет и анализ, перспективное и оперативное планирование, бухгалтерский учет, управление сбытом и снабжением и решение других экономических и организационных задач.
Интегрированные ИC предназначены для автоматизации всех функций управления фирмой и охватывают весь цикл функционирования экономического объекта: начиная от научно-исследовательских работ, проектирования, изготовления, выпуска и сбыта продукции, анализа эксплуатации изделия.
Корпоративные ХХС используются для автоматизации всех функций управления фирмой или корпорацией, имеющей территориальную разобщенность между подразделениями, филиалами, отделениями, офисами и т. д.
ИC научных исследований обеспечивают решение научно-исследовательских задач на базе экономико-математических методов и моделей.
Обучающие ХХС используются для подготовки специалистов в системе образования, при переподготовке и повышении квалификации ботников различных отраслей экономики.
По степени автоматизации информационных процессов ИС подразделяются на:
Ручные информационные системы, которые характеризуются отсутствием современных технических средств обработки информации и выполнением всех операций человеком по заранее разработанным методикам.
Автоматизированные информационные системы — человеко-машинные системы, обеспечивающие автоматизированный сбор, обработку и передачу информации, необходимой для принятия управленческих решений в организациях различного типа.
Автоматические информационные системы характеризуются выполнением всех операций по обработке информации автоматически, без участия человека, но оставляют за человеком контрольные функции.
Основной составляющей частью автоматизированной информационной системы является информационная технология (ИТ), развитие которой тесно связано с развитием и функционированием ИС.
Информационная технология (ИT) — процесс, использующий совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления и обработки информации на базе программно-аппаратного обеспечения для решения управленческих задач экономического объекта.
Основная цель автоматизированной информационной технологии— получать посредством переработки первичных данных информацию нового качества, на основе которой вырабатываются оптимальные управленческие решения. Это достигается за счет интеграции информации, обеспечения ее актуальности и непротиворечивости, использования современных технических средств для внедрения и функционирования качественно новых форм информационной поддержки деятельности аппарата управления.
Информационная технология справляется с существенным увеличением объемов перерабатываемой информации и ведет к сокращению сроков ее обработки. ИТ является наиболее важной составляющей процесса использования информационных ресурсов в управлении. Автоматизированные информационные системы для информационной технологии — это основная среда, составляющими элементами которой являются средства и способы для преобразования данных. Информационная технология представляет собой процесс, состоящий из четко регламентированных правил выполнения операций над информацией, циркулирующей в ИС, и зависит от многих факторов, которые систематизируются по следующим классификационным признакам (рис 1.1):
• степень централизации технологического процесса;
• тип предметной области;
• степень охвата задач управления;
• класс реализуемых технологических операций;
• тип пользовательского интерфейса;
• способ построения сети.
По степени централизации технологического процесса ИТ в системах управления делят на централизованные, децентрализованные и комбинированные технологии:
Централизованные технологии характеризуются тем, что обработка информации и решение основных функциональных задач экономического объекта производятся в центре обработки ИТ — центральном сервере, организованной на предприятии вычислительной сети либо в отраслевом или территориальном информационно-вычислительном центре.
Децентрализованные технологии основываются на локальном применении средств вычислительной техники, установленных на рабочих местах пользователей для решения конкретной задачи специалиста. Децентрализованные технологии не имеют централизованного автоматизированного хранилища данных, но обеспечивают пользователей средствами коммуникации для обмена данными между узлами сети.
Комбинированные технологии характеризуются интеграцией процессов решения функциональных задач на местах с использованием совместных баз данных и концентрацией всей информации системы в автоматизированном банке данных.
Тип предметной области выделяет функциональные классы задач соответствующих предприятий и организаций, решение которых производится с использованием современной автоматизированной информационной технологии. К ним относятся задачи бухгалтерского учета и аудита, банковской сферы, страховой и налоговой деятельности и др.
По степени охвата автоматизированной информационной технологией задач управления выделяют автоматизированную обработку информации на базе использования средств вычислительной техники, автоматизацию функций управления, информационную технологию поддержки принятия решений, которые предусматривают использование экономико-математических методов, моделей и специализированных пакетов прикладных программ для аналитической работы и формирования прогнозов, составления бизнес-планов, обоснованных оценок и выводов по изучаемым процессам. К данной классификационной группе относятся также организация электронного офиса как программно-аппаратного комплекса для автоматизации и решения офисных задач, а также экспертная поддержка, основанная на использовании экспертных систем и баз знаний конкретной предметной области.
По классам реализуемых технологических операций ИТ рассматриваются в соответствии с решением задач прикладного характера и имеющимся прикладным программным обеспечением, таким, как текстовые и графические редакторы, табличные процессоры, системы управления базами данных, мультимедийные системы, гипертекстовые системы и др.
По muny пользовательского интерфейса автоматизированные информационные технологии подразделяются в зависимости от возможностей доступа пользователя к информационным, вычислительным и программным ресурсам, соответствующей используемой на экономическом объекте автоматизированной информационной технологии. Пакетная информационная технология не предоставляет возможности пользователю влиять на обработку данных, в то время как диалоговая технология позволяет ему взаимодействовать с вычислительными средствами в интерактивном режиме, оперативно получая информацию для принятия управленческих решений.
Интерфейс сетевой автоматизированной информационной технологии предоставляет пользователю телекоммуникационные средства доступа к территориально удаленным информационным и вычислительным ресурсам.
Способ построения сети зависит от требований управленческого аппарата к оперативности информационного обмена и управления всеми структурными подразделениями фирмы. Повышение запросов к оперативности информации в управлении экономическим объектом привело к созданию сетевых технологий, которые развиваются в соответствии с требованиями современных условий функционирования организации. Это влечет за собой организацию не только локальных вычислительных систем, но многоуровневых (иерархических) и распределенных информационных технологий в ИС организационного управления. Все они ориентированы на технологическое взаимодействие, которое организуется за счет средств передачи, обработки, накопления, хранения и защиты информации.
1.2. Особенности информационной технологии в организациях различного типа
Информационная технология является основной составляющей информационной системы организационного управления, непосредственно связана с особенностями функционирования предприятия или организации.
Выбор стратегии организации автоматизированной информационной технологии определяется следующими факторами:
• областью функционирования предприятия или организации;
• типом предприятия или организации;
• производственно-хозяйственной или иной деятельностью;
• принятой моделью управления организацией или предприятием;
• новыми задачами в управлении;
• существующей информационной инфраструктурой и т. д.
Основополагающим фактором для построения информационной
технологии с привязкой ее к принятой модели управления и существующей информационной инфраструктуре является область функционирования экономического объекта, в соответствии с которой организации можно разделить на группы, представленные в табл. 1.1.
На формирование технологии обработки информации оказывает влияние тип организации. В организациях различного типа в зависимости от требований к решению задач управления экономическим объектом формируется технологический процесс обработки информации. При внедрении информационных систем организационного управления и технологий основными критериями являются также величина организации и область ее функционирования. С учетом этих критериев делается выбор программно-аппаратного обеспечения информационной технологии решения конкретных функциональных задач, на основе которых принимаются соответствующие управленческие решения.
Организации (предприятия) можно разделить на три группы— малые, средние и большие(крупные).
1. На малых предприятиях различных сфер деятельности информационные технологии, как правило, связаны с решением задач бухгалтерского учета, накоплением информации по отдельным видам бизнес-процессов, созданием информационных баз данных по направленности деятельности фирмы и организации телекоммуникационной среды для связи пользователей между собой и с другими предприятиями и организациями. Персонал малых предприятий работает в среде локальных вычислительных сетей различной топологии с организацией автоматизированного банка данных для концентрации информационных ресурсов предприятия.
Индивидуальные приложения и функциональная информация, специалистов малого предприятия локализуются на уровне автоматизированных рабочих мест (рабочих станций) локальной вычислительной сети, а автоматизированный банк данных используется для эффективной информационной поддержки работы верхнего звена управления. Поэтому на малых предприятиях наиболее целесообразна организация комбинированной информационной технологии, которая сочетает в себе распределенную обработку данных с централизацией информационных ресурсов в автоматизированном банке данных.
В качестве центральной вычислительной системы, реализуемой, для организации автоматизированного банка данных, используются UNIX-сервер, мэйнфрейм или суперкомпьютер.
Комбинированная сетевая организация автоматизированной ин формационной технологии имеет следующие преимущества:
• экономия эксплуатационных расходов;
• возможность эффективной реализации архитектуры «клиент-сервер»,
• высокая адаптивность к требованиям пользователей за счет широкого спектра вариантов сочетания аппаратных и программных средств и т. д.
Однако концентрация системы вокруг единственного сервера не всегда является лучшим решением, так как существуют жесткие ограничения на количество клиентов, подключенных к серверу. Увеличение числа клиентов приводит к замедлению реакции системы. Кроме того, в современных условиях функционирования предприятия или организации для выработки оптимального управленческого решения необходимо централизованно решать разноплановые задачи, начиная с традиционных бизнес-приложений типа программ бухгалтерского учета и заканчивая задачами оценки коммерческого риска с использованием систем искусственного интеллекта. Практика показывает, что смешивать весь спектр подобных задач в одном компьютере неэффективно, а попытки обойти указанные ограничения за счет наращивания вычислительной мощности центрального сервера приводят к резкому увеличению финансовых затрат. Поэтому подобное комбинированное построение автоматизированной информационной технологии и организация локальной вычислительной сети с одним информационным узлом концентрации вполне себя оправдывают только при реализации на малых предприятиях. 2. В средних организациях (предприятиях) большое значение для управленческого звена играют функционирование электронного документооборота и привязка его к конкретным бизнес-процессам. Для таких организаций (предприятий, фирм) характерны расширение круга решаемых функциональных задач, связанных с деятельностью фирмы, организация автоматизированных хранилищ и архивов информации, которые позволяют накапливать документы в различных форматах, предполагают наличие их структуризации, возможностей поиска, защиты информации от несанкционированного доступа и т. д. Производится наращивание возможностей различных форм организации хранения и использования данных: разграничение доступа, расширение средств поиска, иерархия хранения, классификации и т. д. Для исключения узких мест в организации информационной технологии средних предприятий используется несколько серверов в различных функциональных подразделениях предприятия. Так, локальная вычислительная сеть средних предприятий представляет собой двухуровневую вычислительную сеть, на верхнем уровне которой организована коммуникационная среда для обмена информацией между локальными серверами, а на нижнем уровне — подключение локальных вычислительных сетей различной топологии каждого функционального подразделения к локальному серверу для обеспечения пользователям взаимного обмена информацией и доступа к корпоративным ресурсам. 3. В крупных организациях (предприятиях) информационная технология строится на базе современного программно-аппаратного комплекса, включающего телекоммуникационные средства связи, многомашинные комплексы, развитую архитектуру «клиент-сервер», применение высокоскоростных корпоративных вычислительных сетей. Корпоративная информационная технология крупного предприятия имеет, как правило, трехуровневую иерархическую структуру, организованную в соответствии со структурой территориально разобщенных подразделений предприятия: центральный сервер системы устанавливается в центральном офисе, локальные серверы — в подразделениях и филиалах, станции клиентов, организованные в локальные вычислительные сети структурного подразделения, филиала или отделения — у персонала компании.
в корпоративных системах
В экономике развитых стран значительное место занимают малые предприятия и фирмы, число которых за последнее время значительно увеличилось. Как показывает мировая практика, малые предприятия обладают по сравнению с крупными рядом преимуществ:
• гибкостью и оперативностью в действиях;
• легкой приспособляемостью (адаптацией) к местным условиям;
• возможностью более быстрой реализации идей;
• высокой оборачиваемостью капитала;
• интеграцией всех хозяйственных процессов по сбыту, материально-техническому снабжению в рамках только одного предприятия;
• невысокими расходами по управлению, что характеризуется достаточно простой организацией на таком предприятии автоматизированной информационной технологии управления.
В условиях современных рыночных отношений широкое развитие получил крупномасштабный бизнес, которому свойственны формы организации на основе объединения предприятий, фирм в совокупные структуры. Это собирательные ассоциативные формы, к которым относятся: корпорации, хозяйственные ассоциации, концерны, холдинговые компании, консорциумы, конгломераты, синдикаты, финансово-промышленные группы и т. д.
Размеры таких объединений обусловлены стремлением к повышению эффективности деятельности за счет снижения издержек производства и сбыта продукции, внедрения современных технологий, требующих значительных затрат, развития процессов
предприятий или выделения филиалов в самостоятельные организации с наделением их функциями хозяйствования в определенной сфере деятельности для обслуживания корпорации в целом (выделение производственных, сбытовых и снабженческих организаций и т. д.).
Корпорации и объединения действуют в отраслях промышленности, транспорта, торговли, коммунального обслуживания и др. Существуют также банки, страховые компании, биржи, налоговая система, органы власти, которые имеют подобную организационную структуру.
В крупных организациях сложились две формы управления— централизованная и децентрализованная.
Организации с централизованным управлением характеризуются распределением функций и полномочий среди структурных подразделений с жесткой координацией производственно-хозяйственной деятельности в аппарате управления.
Децентрализованная форма характеризуется выделением внутри организации стратегических единиц бизнеса или центров прибыли, деятельность которых поддается самостоятельному планированию и имеет свой бюджет. В этом случае аппарат управления отделениями наделяет достаточно широкими полномочиями, на него возлагается ответственность за результаты производственно-хозяйственной деятельности, и конкурентоспособность продукции компании. Для высшего же руководства создаются реальные возможности заниматься долгосрочным планированием и расширяющимися внешними контактами.
В первом и во втором случаях корпоративность системы формируется за счет организационных, технологических, информационных и других связей, объединяющих территориально рассредоточенные отделения, построенные на разнообразных технологических платформах, по горизонтали и вертикали.
Основное отличие двух типов управления крупными организациями заключается в организации автоматизированной информационной технологии.
При централизованном управлении технология ориентирована на концентрацию информационных ресурсов в головном предприятии с жесткими ограничениями по уровням доступа к корпоративным данным.
При децентрализованном управлении наряду с концентрацией информации в корпоративных хранилищах данных выделяются информационные сегменты для каждой локальной вычислительной сети филиала или отделения.
Для эффективного управления крупными организациями, имеющими большое количество филиалов, строится корпоративная вычислительная сеть, на основе которой формируются информационные связи между локальными вычислительными сетями отдельных структурных подразделений.
Корпоративная вычислительная сеть — это интегрированная, многомашинная, распределенная система одного предприятия, имеющего территориальную рассредоточенность, состоящая из взаимодействующих локальных вычислительных сетей структурных подразделений и подсистемы для передачи информации.
Построение корпоративной вычислительной сети обеспечивает:
• реализацию унифицированного доступа специалистов различных подразделений крупных предприятий к коммуникационным ресурсам;
• единое централизованное управление, администрирование и техническое обслуживание информационно-коммуникационных ресурсов;
• организацию доступа к структурированной информации в режимах on-line и off-line;
• организацию единой системы электронной почты и электронного документооборота;
• защиту электронной почты на основе международных стандартов с созданием защищенных шлюзов в существующие сети пере- дачи данных, работающих по протоколам POPИ, SMTP, UUCP;
• организацию глобальной службы каталогов в интересах абонентов корпоративной вычислительной сети на базе протокола Х.500;
• реализацию единого пользовательского интерфейса, предоставляющего пользователям средства работы с коммуникационными ресурсами корпоративной вычислительной сети;
• взаимодействие корпоративной сети крупных предприятий с бизнес-системами других организаций, вычислительными сетями государственных учреждений, финансово-кредитных органов, участвующих в информационном обмене на правах абонентов телекоммуникационной корпоративной системы;
• функциональную наращиваемость, обеспечивающую построение корпоративной вычислительной сети, как постоянно развивающейся и совершенствующейся, открытой для внедрения новых аппаратно-программных ресурсов, позволяющих развивать и совершенствовать состав и качество информационно-коммуникационных услуг без нарушения нормального функционирования сети.
Определяющим фактором при организации корпоративных вычислительных сетей и организации информационных связей между подразделениями крупных предприятий и организаций различного типа, где осуществляются распределенная обработка данных в ЛВС, филиалов и концентрация данных в автоматизированном корпоративном информационном хранилище, является простота доступа к информационным ресурсам. В этой связи основой современного подхода технических решений в построении информационной технологии в корпоративных системах является архитектура «клиент-сервер».
Реальное распространение архитектуры «клиент-сервер» стало возможным благодаря развитию и широкому внедрению в практику концепции открытых систем. Основным смыслом подхода открытых систем является упрощение процесса организации совместимости вычислительных сетей за счет международной и национальной стандартизации аппаратных и программных интерфейсов. Главной причиной развития концепции открытых систем явились повсеместный переход к организации корпоративных вычислительных сетей и те проблемы комплексирования аппаратно-программных средств, возникшие в связи с объединением различных платформ и топологий локальных вы- числительных сетей структурных подразделений и филиалов.
Однако внедрение архитектуры «клиент-сервер» в корпоративных вычислительных сетях, которые используют различные технические решения при построении локальных вычислительных сетей в филиалах и структурных подразделениях, поддерживающих различные протоколы передачи данных, приводит к их перегрузке сетевыми деталями в ущерб функциональности.
Еще более сложный аспект этой проблемы связан с возможностью использования разных форматов данных в разных узлах неоднородных локальных вычислительных сетей и ЛВС, объединенных в корпоративную систему. Это особенно существенно для используемых
серверов высокого уровня — телекоммуникационных, вычислительных, баз данных.
Общим решением проблемы мобильности автоматизированной информационной технологии корпоративной системы, основанной на архитектуре «клиент-сервер», является опора на программные пакеты, реализующие протоколы удаленного вызова процедур. При
использовании таких средств обращение к серверу в удаленном узы выглядит как обычный вызов процедуры.
Подобная организация информационных связей в корпоративных системах обеспечивает доступ к данным любого уровня, предоставляя не только всю необходимую информацию, но и давая возможность контролировать работу структурных подразделений фирмы с необходимой степенью детализации.
Полномасштабное отражение производственных процессов позволяет приблизить автоматизированную корпоративную информационную технологию к проблемам фирмы, организовать принятие оптимальных решений в среднем и верхнем звене управления, поставить процесс управления на базу моделирования и прогнозирования экономических ситуаций.
В крупных предприятиях, фирмах, корпорациях процессы обработки информации различаются в зависимости от требований решения функциональных задач, на основе которых формируются ин- формационные потоки в корпоративных системах организации управления (укрупненная схема информационных потоков корпоративной системы представлена на рис. 1.2).
Организация работы правления (центрального офиса). Основной задачей является подготовка стратегического плана развития и руководство общей деятельностью фирмы. Данный блок автоматизированной корпоративной системы отвечает за информационное обеспечение работы правления. Основная форма работы с информацией в этом блоке— получение и обработка информации, на основе которой вырабатывается стратегическое направление развития организации. Выработанный стратегический план развития доводится до всех структурных подразделений посредством телекоммуникационных средств.
Организация работы экономических и финансовых служб. Данный блок обеспечивает функционирование финансовой дирекции и бухгалтерии организации. Основные задачи финансовых служб— сформировать обобщенную картину работы фирмы для правления, оптимизировать налогообложение фирмы, обобщить всю финансовую информацию деятельности организации и довести информацию до высшего руководящего звена фирмы.
Юридическое обеспечение. Основной задачей является укрепление правового и имущественного положения фирмы. В данном модуле производится обработка информации, на базе которой выполняются следующие функции:
• подготовка и ведение базы нормативно-правовой и справочной информации, регламентирующей внешнюю деятельность организации;
• разработка и юридическая экспертиза документов, рекламен , тирующих внутреннее функционирование фирмы;
• юридическая экспертиза заключаемых сделок и договоров и т.
Рис. 1.2. Укрупненная схема информационных
потоков корпоративной системы
Юридическая информация доводится прежде всего до высшего руководящего звена, а также потребляется всеми заинтересованными службами организации.
Основными функциональными задачами организации являются подготовка сводных аналитических отчетов для поддержки принятия долговременных решений и обеспечение оперативной проверки внешних связей организации на основе информационных ресурсов, поступающих из различных источников информации, а также обработка оперативной информации для решения функциональных задач корпорации, ее структурных подразделений и принятия управленческих решений в режиме реального времени во всех корпоративных звеньях.
Организация решения основных задач по обработке информации и управлению крупной фирмой или корпорацией основывается на общем информационном пространстве, построении корпоративного автоматизированного хранилища информации, что позволяет управлять текущей деятельностью фирмы, а также разрабатывать стратегические планы развития корпорации. Общее. информационное пространство представляет собой организацию программной„ аппаратной, информационной совместимости различных аппаратных платформ и архитектур обмена данными на всех уровнях управления и в различных корпоративных звеньях системы.
1.4. Информационные технологии
как инструмент формирования управленческих решений
Организации различных типов и сфер деятельности можно представить как бизнес-систему, в которой экономические ресурсы посредством различных организационно-технических и социальных процессов преобразуются в товары и услуги.
В процессе деятельности любой бизнес-системы на нее влияли факторы внешней среды (конкуренты, заказчики, поставщики, государственные учреждения, партнеры, собственники, банки, биржи и т. д.) и внутренние факторы, которые в основном являются результатом принятия того или иного управленческого решения.
Процесс принятия управленческих решений рассматривается как основной вид управленческой деятельности, т. е. как совокупность взаимосвязанных, целенаправленных и последовательных управленческих действий, обеспечивающих реализацию управленческих задач.
Цель и характер деятельности организации определяют ее информационную систему и автоматизацию информационной технологии, а также вид обрабатываемого и производимого информационного продукта, на основе которого принимается оптимальное управленческое решение.
Эффективность принятия управленческих решений в условиях функционирования информационных технологий в организациях различного типа обусловлена использованием разнообразных инструментов анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятий. Можно выделить четыре круга задач, решаемые фирмой.
1. Первый круг задач ориентирован на предоставление экономической информации внешним по отношению к фирме пользователям — инвесторам, налоговым службам и т. д. В данном случае для анализа используются показатели, получаемые на основе данных стандартной бухгалтерской и статистической отчетности, а также других источников информации.
2. Второй круг связан с задачами анализа, предназначенными для выработки стратегических управленческих решений развития бизнеса. В этом случае информационная база должна быть шире, но в рамках достаточно высоко агрегированных показателей, характеризующих основные тенденции развития отдельной фирмы или корпорации.
3. Третий круг задач анализа ориентирован на выработку тактических решений. Его информационная база чрезвычайно широка и требует охвата большого количества частных высоко детализированных показателей, характеризующих различные стороны функционирования объекта управления.
4. Четвертый круг задач связан с задачами оперативного управления экономическим объектом в соответствии с функциональными подсистемами экономического объекта. Для решения этих задач используется текущая оперативная информация о состоянии экономического объекта и внешней среды.
Основными функциями управленческого аппарата различных организаций являются анализ ситуаций в компании и внешней среде и принятие решений по стратегическому и краткосрочному планированию ее деятельности.
Реализация плановых задач принятия решений осуществляется на стратегическом, тактическом и оперативном (операционном) уровнях.
Каждый из этих уровней требует определенной информационной поддержки, которая реализуется на базе информационной технологии. В соответствии с уровнями принятия решений в функционировании информационной технологии можно выделить три контура: долгосрочного стратегического планирования, среднесрочного тактического планирования и оперативного регулирования деятельности организации.
1. Стратегический уровень ориентирован на руководителей высшего ранга. За счет организации информационной технологии обеспечивается доступ к информации, отражающей текущее состояние дел в фирме, внешней среде, их взаимосвязи и необходимой для принятия стратегических решений. Основными целями стратегического уровня управления являются:
• определение системы приоритетов развития организации;
• оценка перспективных направлений развития организации;
• выбор и оценка необходимых ресурсов для достижения поставленных целей.
В соответствии с этими направлениями информационная технология обеспечивает высшему руководству оперативный, удобный доступ и сортировку информации по ключевым факторам, которые позволяют оценивать степень достижения стратегических целей фирмы
и прогнозировать ее деятельность на длительную перспективу. Особенностями информационной технологии контура долгосрочного планирования и анализа прогнозируемого функционирования является построение агрегированных моделей развития организации с учетом деятельности смежных производственно-хозяйственных комплексов.
Модели данного контура функционирования информационной технологии должны учитывать:
• особенности развития рыночных отношений в стране;
• возможные перспективные виды продукции (товары и услуги), относящиеся к профилю деятельности организации или предприятия;
• потенциальные виды производственных ресурсов, возможные для использования при создании новых видов продукции (товаров, услуг);
• перспективные технологические процессы изготовления новых видов продукции (товаров и услуг).
Учет перечисленных факторов в модели функционирования информационной технологии базируется преимущественно на использовании внешней для деятельности организации информации. Таким образом ИТ должна располагать развитой коммуникационной средой (включая Internet) для получения, накопления и обработки внешней информации.
Отличительной особенностью функционирования ИТ в контуре долгосрочного стратегического планирования, базирующемся на использовании агрегированных моделей, следует считать решающую роль самого управленческого персонала в процессе принятия решений. Высокий уровень неопределенности и неполноты информации повышает значение субъективного фактора как основы принятия решений. При этом автоматизированная информационная технология выступает в роли вспомогательного средства, обеспечивающего главную предпосылку для организации деятельности аппарата управления.
Таким образом, информационные технологии поддержки стратегического уровня принятия решений помогают высшему звену управления организацией решать неструктурированные задачи, основной из которых является сравнение происходящих во внешней среде изменений с существующим потенциалом фирмы.
Основным инструментарием для поддержки работы высшего руководящего звена являются разрабатываемые стратегические информационные системы для реализации стратегических перспективных целей развития организации.
В настоящее время еще не выработана общая концепция внедрения стратегических информационных систем из-за их целевой и функциональной многоплановости. Существуют три тенденции их использования:
За основу первой принято положение, что сначала формулируются цели и стратегии их достижения, а только затем автоматизированная информационная технология приспосабливается к выработанной заранее стратегии;
Вторая тенденция основана на том, что организация использует стратегическую информационную систему при формулировании целей и стратегическом планировании;
За основу третьей тенденции принята методология синтеза двух предыдущих тенденций — встраивания стратегической информационной системы в существующую информационную технологию с совмещением выработки концепции развития организации в управленческом звене фирмы.
Информационные технологии призваны создать общую среду компьютерной и телекоммуникационной поддержки стратегических решений в неожиданно возникающих ситуациях.
2. Тактический уровень принятия решений основан на автоматизированной обработке данных и реализации моделей, помогающих решать отдельные, в основном слабо структурированные задачи (например, принятие решения об инвестициях, рынках сбыта и т. д.). К числу основных целей тактического уровня руководства относятся:
• обеспечение устойчивого функционирования организации в целом;
• создание потенциала для развития организации;
• создание и корректировка базовых планов работ и графиков реализации заказов на основе накопленного в процессе развития организации потенциала.
Для принятия тактических решений информационная технология должна обеспечивать руководителей среднего звена информацией, необходимой для принятия индивидуальных или групповых решений тактического, плана. Обычно такие решения имеют важное значение на определенном временном интервале (месяц, квартал, год).
Тактический уровень принятия решения средним управленческим звеном используется для мониторинга (постоянного слежения), контроля, решений и администрирования. Основными функциями, которые выполняются на базе автоматизированной информационной технологии, являются: сравнение текущих показателей с прошлыми, составление периодических отчетов за определенный период, обеспечение доступа к архивной информации, принятие тактических управленческих решений и т. д.
Функционирование информационной технологии в контуре среднесрочного тактического планирования базируется на использовании моделей, отражающих реальные факторы и условия возможного развития деятельности организаций и предприятий, в значительной степени учитываются внешние требования поставщиков и потребителей. Однако в данном контуре внешняя информация точно соответствует возможным и практически осуществляемым направлениям развития организаций и предприятий, что повышает уровень определенности данных и модели системы управления.
Для поддержки принятия тактического решения в информационной технологии фирмы используются такие инструментальные средства, как базы данных, системы обработки знаний, системы поддержки принятия решений и т. д.
Одним из инструментальных средств для принятия тактического решения в настоящее время являются системы поддержки принятия решений, которые обслуживают частично структурированные задачи, результаты которых трудно спрогнозировать заранее. Системы поддержки принятия решений имеют достаточно мощный аналитический аппарат с несколькими моделями. Основными характеристиками таких систем являются:
• возможность решения проблем, развитие которых трудно прогнозировать;
• наличие инструментальных средств моделирования и анализа;
• возможность легко менять постановки решаемых задач и входных данных;
• гибкость и адаптируемость к изменению условий;
• технология, максимально ориентированная на пользователя.
3. Оперативный (операционный) уровень принятия решений является основой всех автоматизированных информационных технологий. На этом уровне выполняется огромное количество текущих рутинных операций по решению различных функциональных задач экономического объекта. Оперативное управление ориентировано на достижение целей, сформулированных на стратегическом уровне, за счет использования определенного на тактическом уровне потенциала. При этом к числу важнейших приоритетов оперативного управления следует отнести:
• получение прибыли за счет реализации запланированных заранее мероприятий с использованием накопленного потенциала;
• регистрацию, накопление и анализ отклонений хода производства от запланированного;
• выработку и реализацию решений по устранению или минимизации нежелательных отклонений.
Функционирование информационной технологии в контуре текущего планирования и оперативного регулирования происходит в условиях определенности, полноты информации и зачастую в режиме реального времени обработки информации.
Информационные технологии обеспечивают специалистов на оперативном уровне информационными продуктами, необходимыми для принятия ежедневных оперативных управленческих решений. Назначение инструментальных средств информационной технологии на этом уровне — отвечать на запросы о текущем состоянии фирмы и контролировать информационные потоки организации, что соответствует оперативному управлению.
Задачи, цели и источники информации на оперативном уровне заранее определены и структурированы. Выполняется программная обработка информации по заранее разработанным алгоритмам.
Информационная технология, поддерживающая управление на оперативном уровне, является связующим звеном между организацией и внешней средой. Через оперативный уровень также поставляются данные для остальных уровней управления. Инструментальные средства на оперативном уровне управления имеют небольшие аналитические возможности. Они обслуживают специалистов организации, которые нуждаются в ежедневной, еженедельной информации о состоянии дел как внутри фирмы, так и во внешней среде. Основное их назначение состоит в отслеживании ежедневных операций в организации и периодическом формировании строго структурированных сводных типовых отчетов.
Основные информационные потребности на оперативном уровне могут быть удовлетворены с помощью типовых функциональных и проблемно-ориентированных аппаратно-программных инструментальных средств для текстовой, табличной, графической и статистической обработки данных, электронных коммуникаций и т. д.
Из главы рекомендуется запомнить
Функционирование предприятий и организаций различного типа в условиях рыночной экономики поставило новые задачи и цели в области совершенствования управленческой деятельности на основе комплексной автоматизации управления, т.е. организации на предприятиях автоматизированных информационных систем управления.
Информационная система управления позволяет повышать степень обоснованности принимаемых решений, своевременность принятия решений по управлению организацией, обеспечивать четкую согласованность решений, принимаемых на различных уровнях управления, обеспечивать рост производительности труда, сокращения непроизводственных потерь и т. д.
Основными классификационными признаками автоматизированных информационных систем являются уровень в системе государственного управления, область функционирования экономического объекта, виды процесса управления, степень автоматизации информационных процессов.
Основной составляющей частью ИС является информационная технология, развитие которой тесно связано с развитием и функционированием ИС.
Информационная технология представляет собой процесс, использующий совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления и обработки информации на базе программно-аппаратного обеспечения для решения управленческих задач экономического объекта.
Основная задача ИТ — в результате целенаправленных действий по переработке первичной информации получить ин- формацию нового качества, на основе которой вырабатываются оптимальные управленческие решения.
ИТ является процессом, состоящим из четко регламентированных правил выполнения операций над информацией, циркулирующей в ИС, и зависит от степени централизации технологий обработки данных, особенностей предметной области, степени охвата задач управления, класса реализуемых технологических операций, типа пользовательского интерфейса, способа построения сети.
Выбор стратегии организации автоматизированной информационной технологии определяется следующими факторами: областью функционирования и типом предприятия, принятой моделью управления, новыми задачами в управлении, существующей информационной инфраструктурой и т. д.
Для четкого и слаженного функционирования крупных предприятий и организаций основная часть инструментальных средств автоматизированной информационной технологии может быть построена в виде информационной модели, отражающей экономические процессы в корпоративных системах управления.
Организация решения основных задач по обработке информации и управлению крупной фирмой или корпорацией основывается на организации общего информационного пространства и корпоративного автоматизированного хранилища данных.
Цель и характер деятельности предприятий и организаций определяют его информационную систему и автоматизацию его информационной технологии, а также вид обрабатываемого и проводимого информационного продукта, на основе которого принимаются оптимальные управленческие решения.
Эффективность принятия управленческих решений в условиях функционирования ИТ в организациях различного типа обусловлена использованием разнообразных инструментов анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятий, основанных на программно-аппаратном комплексе информационной технологии.
Вопросы и задания для самоконтроля
1.Какова цель внедрения автоматизированных информационных систем и информационных технологий в организациях различного типа?
2. Дайте определения автоматизированной информационной системы и технологии и определите основные задачи управления, решаемые на их основе.
3.Классифицируйте автоматизированные информационные системы и информационные технологии в организациях различного типа.
4.В чем состоят особенности информационной технологии в организациях различного типа?
5.Приведите определение корпоративной вычислительной сети. В чем заключаются основные достоинства организации корпоративной сети на предприятиях различного типа?
6.На основе каких основных процессов обработки в крупных фирмах формируется информационная среда корпоративной системы?
7.От чего зависит эффективность принятия управленческих решений в условиях функционирования ИТ?
8.Для решения каких типов задач организуется автоматизированная информационная технология?
9.Перечислите основные автоматизированные инструментальные средства, используемые на разных уровнях управления предприятием или организацией.
2.Методические основы создания ИС и ИТ в управлении организацией
• Объекты проектирования информационных систем и технологий в управлении организацией: функциональные и обеспечивающие подсистемы, автоматизированные рабочие места специалистов и система поддержки принятия решений.
• Система поддержки принятия решений как информационно- технологическая и инструментальная база инжиниринга, ре-инжиниринга и контроллинга в совершенствовании управленческой деятельности.
• Методы и модели формирования управленческих решений.
• Стадии, методы и организация создания ИС и ИТ.
• Роль пользователя в создании ИС (ИТ) и постановке задач управления.
• Методика постановок управленческих задач.
2.1. Объекты проектирования ИС и ИТ в управлении организацией
В условиях повсеместной информатизации управленческих Л-У процессов технологический комплекс решения функциональных задач и подготовки управленческих решений выполняется ИС, основу которой составляет ИТ.
Создание ИС и ИТ представляет собой сложный процесс проектирования. Он включает частичный или полный пересмотр деятельности аппарата управления в условиях вновь создаваемой в организации информационно-технологической среды. Поэтому целью проектирования являются подготовка проектных документов и внедрение человеко-машинной системы управления организацией. Основу такой системы составляют автоматизированная технология получения необходимой для информационного обслуживания специалистов-менеджеров результатной информации, а также обеспечение их многовариантными расчетами для принятия в режиме реального времени обоснованных решений.
В процессе проектирования выявляются наиболее существенные характеристики экономического объекта, изучаются его внешние и внутренние информационные потоки, создаются математические и физические аналоги исследуемой системы и ее элементов, устанавливаются условия взаимодействия человека и технических средств управления. Значительное внимание уделяется детальной разработке архитектуры ИС в целом, а также проектных решений по отдельным ее объектам и элементам, их анализу, практической апробации и внедрению.
Рассматривая ИС в технологическом аспекте, можно выделить аппарат управления (АУ). Оставшиеся компоненты — информационная технология (ИТ), информационная система решения функциональных задач (ИСФЗ) и система поддержки принятия решений (СППР) — информационно и технологически взаимоувязаны и составляют основу архитектуры ИС (рис. 2.1).
Объектами проектирования ИТ являются обеспечивающие подсистемы, реализующие процедуры сбора, передачи, накопления и хранения информации, ее обработки и формирования результатов расчетов в нужном для пользователя виде. ИТ представляет собой информационно-технологический базис для функционирования ИСФЗ и ClllIP.
Объектами проектирования ИСФЗ являются процессы автоматизации решения функциональных задач. Применительно к промышленному предприятию это автоматизация решения задач технологи- ческой подготовки производства, оперативного управления основным производством, составления бизнес-планов, управления логичитическими процессами, финансового менеджмента, бухгалтерского учета и внутреннего аудита и т. п. Эти процессы соответствуют важнейшим функциям управления и функциональным подсистемам ИС организации (предприятия). Каждая из функциональных подсистем представляет собой набор комплексов задач, состоящих из отдельных задач с конкретным алгоритмом преобразования исходной информации в результатную.
Тщательно спроектированное технологическое обеспечение информационной технологии позволяет не только успешно решать функциональные задачи управления, но и в рамках СППР менеджерам и руководителям организации проводить в интерактивном ре- жиме аналитическую и прогнозную работу для последующего принятия управленческих решений.
Технологическое обеспечение ИТ, как правило, по составу для ИС различных экономических объектов однородно, что позволяет реализовывать принцип совместимости информационных систем в процессе их функционирования. Обязательными элементами проектируемого технологического обеспечения ИТ являются: информационное, лингвистическое, техническое, программное, математическое, организационное, правовое, эргономическое. Охарактеризуем каждое из них более подробно.
Информационное обеспечение (ИO) представляет собой совокупность проектных решений по объемам, размещению, формам организации информации, циркулирующей в ИС. Оно включает в себя специально организованные для автоматического обслуживания совокупность показателей, классификаторов и кодовых обозначений элементов информации, унифицированные системы документации, массивы информации в базах и банках данных на машинных носителях, а также персонал, обеспечивающий надежность хранения, своевременность и качество технологии обработки информации.
Лингвистическое обеспечение (ЛО) объединяет совокупность языковых средств для формализации естественного языка, построения и сочетания информационных единиц в ходе общения пользователей со средствами вычислительной техники. С помощью лингвистического обеспечения осуществляется общение человека с машиной. ЛО включает информационные языки для описания структурных единиц информационной базы (документов, показателей, реквизитов и т. п.)д языки управления и манипулирования данными информационной базы ИТ; языковые средства информационно- поисковых систем; языковые средства автоматизации проектирования ИС и ИТ; диалоговые языки специального назначения и другие языки; систему терминов и определений, используемых в процессе разработки и функционирования автоматизированных ИС и ИТ.
Техническое обеспечение (ТО) представляет собой комплекс технических средств (технические средства сбора, регистрации, передачи, обработки, отображения, тиражирования информации, оргтехника и др.), обеспечивающих работу ИТ. Центральное место среди всех технических средств занимает ПК. Структурными элементами технического обеспечения наряду с техническими средствами являются также методические и руководящее материалы, техническая документация и обслуживающий их персонал.
Программное обеспечение (ПО) включает совокупность программ, реализующих функции и задачи ИС и обеспечивающих устойчивую работу комплексов технических средств. В состав программного обеспечения входят общесистемные и специальные программы, а также инструктивно-методические материалы по применению средств программного обеспечения и персонал, занимающийся его разработкой и сопровождением на весь период жизненного цикла ИТ.
К общесистемному программному обеспечению относятся программы, рассчитанные на широкий круг пользователей и предназначенные для организации вычислительного процесса и выполнения часто встречающихся вариантов обработки информации. Они позволяют расширить функциональные возможности ЭВМ, автоматизировать планирование очередности вычислительных работ, а также автоматизировать работу программистов. Специальное программное обеспечение представляет собой совокупность программ, разрабатываемых при создании ИТ конкретного функционального назначения. Оно включает пакеты прикладных программ, осуществлявших организацию данных и их обработку при решении функциональных задач ИС.
Математическое обеспечение (МО) — совокупность математических методов, моделей и алгоритмов обработки информации, используемых при решения функциональных задач и в процессе автоматизации проектировочных работ. Математическое обеспечение включает средства моделирования процессов управления, методы и средства решения типовых задач управления, методы оптимизации исследуемых управленческих процессов и принятия решений (методы многокритериальной оптимизации, математического программирования, математической статистики, теории массового обслуживания и т. п.). Техническая документация по этому виду обеспечения ИТ содержит описание задач, задания по алгоритмизации, экономико-математические методы и модели решения задач, текстовку и контрольные примеры их решения. Персонал составляют специалисты в области организации управления объектом, постановщики функциональных задач, математики-специалисты по моделированию процессов управления и вычислительным методам, проектировщики ИТ.
Организационное обеспечение (ОО) представляет собой комплекс документов, составленный в процессе проектирования ИС, утвержденный и положенный в основу эксплуатации. Они регламентируют деятельность персонала ИС в условиях функционирования ИТ, ИСФЗ и СППР. В процессе решения задач управления данный вид обеспечения определяет взаимодействия работников управленческих служб и технологического персонала ИТ с техническими средствами и между собой. Организационное обеспечение реализуется в различных методических и руководящих материалах по стадиям разработки, внедрения и эксплуатации ИС, ИТ, ИСФЗ и СППР. В частности, оно формируется при проведении предпроектного обследования, составлении технического задания и технико-экономического обоснования на проектирование, разработке проектных решений в процессе проектирования, выборе автоматизируемых задач, типовых проектных решений и пакетов прикладных программ (ППП), что отражается в технорабочей документации, а в процессе внедрения системы и ее эксплуатации корректируется и пополняется по мере расширения круга решаемых задач.
Правовое обеспечение (ПрО) представляет собой совокупность правовых норм, регламентирующих правоотношения при создании и внедрении ИС и ИТ. Правовое обеспечение на этапе разработки ИС и ИТ включает нормативные акты, связанные с договорными отношениями разработчика и заказчика, с правовым регулированием различных отклонений в ходе этого процесса, а также акты, необходимые для обеспечения процесса разработки ИС и ИТ различными видами ресурсов. Правовое обеспечение на этапе функционирования ИС и ИТ включает определение их статуса, правового положения и компетенции звеньев ИС и ИТ в организации, прав, обязанностей и ответственности персонала, порядка создания и использования информации в ИС, процедур ее регистрации, сбора, хранения, передачи и об- работки, порядка приобретения и использования вычислительной и телекоммуникационной техники и других технических средств, создания и использования математического и программного обеспечения.
Эргономическое обеспечение (ЭО) как совокупность методов и средств, используемых на разных этапах разработки и функционирования ИС и ИТ, предназначено для создания оптимальных условий высококачественной, высокоэффективной и безошибочной деятельности человека в ИТ, для ее быстрейшего освоения. В состав эргономического обеспечения ИТ входят: комплекс документации, содержащей эргономические требования к рабочим местам, информационным моделям, условиям деятельности персонала, а также набор наиболее целесообразных способов реализации этих требований и осуществления эргономической экспертизы уровня их реализации; комплекс методов учебно-методической документации и технических средств, обеспечивающих обоснование и формулировку требований к уровню подготовки персонала, а также формированию системы отбора и подготовки персонала ИТ; комплекс методов и методик, обеспечивающих высокую эффективность деятельности персонала в ИТ.
Рассмотренные обеспечивающие подсистемы ИТ, как правило, аналогичны по составу для ИС различных экономических объектов. Другое дело набор функциональных подсистем, входящих в составы ИС, ИСФЗ и СППР. Их состав зависит от типа основной деятельности объектов (экономическая, производственная, административная, сбытовая и т. п.), сферы их функциональной направленности (производящие продукцию того или иного вида, оказывающие услуги транспортные, финансовые, банковские, страховые и т. п.), уровней управленческой деятельности (общегосударственный, региональный, муниципальный и т. п.).
Изображенная на рис. 2.1 ИС предназначена для решения функциональных задач, включает ИТ и аппарат управления, в расчете на сотрудников которого проектируется система информационного обслуживания. В процессе проектирования ИС учитываются требования работников среднего звена управления (специалисты- менеджеры), так как они реализуют свои функции на конкретных участках управленческой деятельности (финансовой, производственной, инвестиционной, логистической и т. п.) и являются активными участниками информационного процесса в организации.
Состав, порядок и принципы взаимодействия функциональных подсистем устанавливаются с учетом достижения стоящей перед экономическим объектом цели функционирования. Основными принципами выделения самостоятельных подсистем, комплексов задач и отдельных расчетов являются: относительная их самостоятельность, т.е. наличие объекта управления, наличие конкретного набора функций и соответствующих им задач с четко выраженной целью функционирования.
Система подготовки принятия решений (СППР) проектируется как информационная система для обслуживания финансовых менеджеров и руководителей верхнего звена управления организацией. СППР рассчитана на аналитическую и прогнозную работу менеджеров в режиме реального времени и использует полный набор технических, математических, программных средств и информационных ресурсов, накапливаемых в ИС. Для функционирования СППР создаются база знаний, хранилища данных, а также разрабатывается специальное программное обеспечение для моделирования анализируемых и прогнозируемых ситуаций, накопления знаний по различным аспектам управленческой деятельности. Автоматизация моделирования изучаемых процессов, накопления опыта формирования управленческих решений требует высокой квалификации менеджеров, специального программного обеспечения сложных информационных технологий моделирования производственных и финансовых ситуаций для обоснованного выбора и минимизации включения в рассмотрение факторов и элементов, выявления наличия одного или нескольких локальных критериев, способствующих оптимизации режима функционирования исследуемой или прогнозируемой производственной, финансовой или другой работы, согласования их с глобальным критерием оптимизации функционирования ИС и экономического объекта в целом.
Не менее важными объектами проектирования являются автоматизированные рабочие места (АРМ) специалистов-менеджеров и руководителей различных звеньев и уровней управления организацией. Определяющим в этом процессе является профессиональная ориентация работника. Учитывается, что специалисты-менеджеры и руководители среднего звена решают главным образом задачи тактического характера: занимаются среднесрочным планированием, анализом и организацией работ в течение ограниченного временного отрезка, например, анализом и планированием поставок материальных ресурсов, сбытом готовой продукции, составлением производственных программ. АРМ такой категории работников проектируется с учетом специфических особенностей решаемых ими задач. Такими особенностями являются периодичность (регламентированность) формирования результатных документов, четко определенные алгоритмы решения задач, использование разнообразной нормативно-справочной и оперативной информации, накапливаемой и сохраняемой в информационной базе АРМ специалиста либо на файл-сервере корпоративной ИС.
АРМ руководителей верхнего уровня управления (руководителей фирм; предприятий, организаций) проектируются с расчетом решения стратегических и прогнозных задач. Такими задачами могут быть: установление стратегических целей, планирование материальных ресурсов, выбор источников финансирования, формирование инвестиционной политики и т. п. Задачи СППР имеют, как правило, нерегулярный характер, им свойственны недостаточность имеющейся ин- формации, ее противоречивость, неточность, преобладание качественных оценок целей и ограничений, слабая формализованности алгоритмов решения. Поэтому АРМ руководителя должен оснащаться программными средствами для составления аналитических отчетов произвольной формы, реализации задач математико-статистического анализа, экспертных оценок и систем, математического и имитационного моделирования, вывода результатов анализа в виде разнообразных графиков и т. п. При этом учитывается необходимость использования баз обобщенной информации, информационных хранилищ, баз знаний, правил и моделей принятия решений.
Объектом проектирования является и каждое рабочее место специалиста-менеджера, где очень важным оказывается организация интерфейса пользователя для повышения эффективности его профессиональной деятельности. АРМ проектируется либо как локальное рабочее место специалиста, либо как узел — рабочая станция— корпоративной ИС. Именно этим определяется интерфейс пользователя, состав обеспечивающих подсистем и набор специального программного обеспечения для решения функциональных задач.
Современное проектирование ИС и ИТ тесно увязывается с нахождением новых путей совершенствования самой управленческой деятельности. Имеется в виду разработка бизнес-процессов, использование инженерных подходов — инжиниринга и реинжиниринга для формализации и моделирования процедур управления с последующим их анализом, нахождением наиболее рациональных вариантов организации бизнес-процессов.
2.2. Система поддержки принятия решений и инженерное проектирование в управлении организацией
Развитие современных информационных технологий открывает широкие возможности для совершенствования процесса управления. Создание системы поддержки принятия решений создает реальные условия менеджерам и руководителям любого уровня для того, чтобы оперировать в процессе аналитической работы и подготовки решений не только количественными параметрами, но и оценивать и учитывать качественные стороны управленческих процедур. Это оказалось чрезвычайно актуальным для российской практики, где с начала 1990-х годов стали внедряться рыночные принципы хозяйствования. В настоящее время проблема комплексной автоматизации управленческой деятельности стала актуальной для каждой организации (предприятия, фирмы) вне зависимости от ее размеров, профильной ориентации, сложности иерархии управления. Не допустить снижения уровня ликвидности и рентабельности, обеспечить координацию планов, анализ причин отклонений фактических от плановых показателей, разработать рекомендации по обеспечению выживания организации на ближайшую перспективу — далеко не полный перечень задач, который должен решаться менеджером и руководителем организации в автоматизированной среде СППР, входящей в состав ИС организации.
Накопленный многолетний опыт создания ИТ и ИС управления показал, что эффективность функционирования организации зависит не столько от уровня автоматизации информационных процессов, сколько от целенаправленности, аналитичности, регламентированность процедур самой управленческой деятельности, от обоснованности принимаемых менеджерами и руководителями решений. Поэтому на первом плане оказываются разработка регламентированной технологии анализа и подготовки принятия решений, внедрение целенаправленных, научно обоснованных процедур управления организацией. Такая технология достигается в процессе проектирования, в основе которого лежит системно-технический, инженерный подход. Начало проектированию управленческих процессов было положено за рубежом в 1980-е годы и получило название «бизнес-инжиниринг» [24, 50].
Под бизнес-инжинирингом понимается выполнение комплекса проектировочных работ по разработке методов и процедур управления бизнесом, когда без изменения принятой структуры управления в организации (предприятии, фирме) достигается улучшение ее финансового положения.
Целью бизнес-инжиниринга является обеспечение менеджеру наиболее благоприятных условий работы для достижения эффективности производства, а значит, и повышения прибыльности организации за счет снижения себестоимости проектируемых работ, сокращения внутренних затрат, повышения профессиональной подготовки, ответственности, производительности труда персонала и в итоге— увеличение объема продаж, предоставление более широкого спектра и высокого качества услуг на рынке. Бизнес-инжиниринг, в основе которого лежат системотехнический подход и те же методы проектирования, которые используются при создании ИС и ИТ, позволяет более результативно использовать преимущества новых информационных технологий и человеческих ресурсов для достижения успеха и избежания рисков от управленческой деятельности.
Инжиниринг бизнеса состоит из набора приемов и методик, которые использует организация для проектирования бизнеса в соответствии со своими целями. Деятельность организации рассматривается как процесс, который может быть спроектирован, смоделирован, и, если необходимо, то перепроектирован в соответствии с инженерными принципами и учетом поставленных целей.
Инжиниринг располагает для проектирования бизнеса рядом методик:
• выделение пошаговых процедур проектируемого бизнеса;
• внедрение описывающих процедуры систем обозначений;
• использование эвристик и прагматических решений, позволяющих описывать степень соответствия спроектированного вариант бизнеса заданным целям.
Внедрение инжиниринга открывает возможность накапливать опыт и реализовывать важную проблему — объединять в единый процесс проектирования упорядочение управленческих процедур и разработки СППР. Внедрение ИТ и СППР создают менеджеру очень благоприятные условия для компьютерного моделирования управленческих процессов, их анализа, выбора и внедрения наиболее благоприятного по финансовым показателям варианта. Достигается значительное улучшение организации управленческой деятельности и информационного обслуживания работников управления — менеджеров, руководителей соответствующих подразделений организации. Реальным становятся внедрение в повседневную практику управленческой деятельности бизнес-процессов.
Под бизнес-процессом понимается целостное описание основных видов деятельности организации (предприятия, фирмы, корпорации) и их проекция на организационные структуры с учетом развития взаимодействия между участниками во времени.
Развитие рыночных отношений как за рубежом, так и в нашей стране предъявляет к менеджменту высокие требования, заставляя постоянно пересматривать технологию выполнения производственных и финансовых процессов, искать резервы повышения эффективности, как правило, нетривиальными методами. Не только проектирование, но и функционирование бизнес-процессов зависит полностью от использования менеджерами достижений в области новых информационных технологий.
Как показывает зарубежная практика, работа менеджера в среде автоматизированных информационных технологий, на специально оборудованных необходимыми инструментальными средствами рабочих местах создает ему благоприятные условия для поиска неординарных вариантов перехода от сложившихся годами методов работы к новым, дающим кратно увеличенный экономический эффект. Проектирование такого сложного организационно-технологического комплекса, направленного на координальное улучшение управления бизнесом, получило название «реинжиниринг бизнес-процессов».
Бизнес-процесс реинжиниринг (BPR — Business process reengineering) появился в зарубежной практике в начале 1990-х годов и рассматривался как дальнейшее развитие инжиниринга и, в частности, системно- технического подхода к развитию проектирования бизнес-процессов [50].
Объектом изучения и проектирования в условиях применения ре- инжиниринга являются протекающие в организации (коммерческой структуре) бизнес-процессы. Основная задача реинжиниринга — перепроектирование действующей системы управления и создание на базе современной информационной технологии процессов управления бизнесом, благодаря которым должны быть, реализованы поставленные цели, получены имеющие ценность для потребителя результаты, а для организации (предприятия, фирмы) достигнут желаемый экономический эффект — коренное улучшение таких показателей деятельности организации, как стоимость, качество продукции и услуг, темпы развития. В частности, реинжиниринг предусматривает замену иерархического, строго функционального принципа управления внутри организации на межфункциональные, который должен обеспечивать повышение качества производимой продукции (предоставляемых услуг) за счет формирования потока работ, переходящих от одного исполнителя к другому либо от одного подразделения к другому. Таким образом создается процессно-ориентированный способ организации менеджмента, который лучше всего отвечает требованиям достижения поставленных перед организацией целей.
Реинжиниринг основывается на системном подходе в изучении потока работ и компьютерном моделировании бизнес-процессов, проходящих во времени. При этом анализируются и уточняются факторы, определяющие управление качеством процессов, формируются фундаментальные цели функционирования организации, выявляются ключевые факторы успеха, которые необходимы и достаточны для достижения целей.
Проект по реинжинирингу бизнеса, как правило, включает следующие этапы:
• разработку образа будущей организации;
• анализ существующего бизнеса;
• разработку нового бизнеса;
• внедрение нового бизнеса.
Реинжиниринг бизнес-процессов проектируется и реализуется на информационно-технологической базе интегрированных корпоративных ИС, которые обеспечивают информационную поддержку управлению деловыми процессами на всех уровнях. Создаются телекоммуникационно взаимосвязанные АРМ специалистов, которые реализуют концепцию автоматизации управления сквозными бизнес-процессами. Важным условием эффективного функционирования СППР является создание такой структуры корпоративной ИС, которая будет относительно легко адатпироваться к изменениям потребностей пользователей — менеджеров, руководителей подразделений организации. Выявление и проектирование бизнес-процессов связано со значительными трудностями из-за малого опыта и недостаточного профессионализма кадров менеджеров и проектировщиков систем. Дело в том, что проведение системного анализа для оценки и выбора рациональных вариантов организационных структур и технологий деятельности структурных подразделений, например крупной корпоративной системы, требует наличия целостного описания основных видов деятельности (бизнес-процессов), их проекции на организационные структуры с учетом развития взаимодействия между участниками во времени. Кроме того, бизнес-процесс конкретной организации в ходе проектирования моделируется и по существу проходит путь от абстрактного понятия, представляющего собой условную выборку из большого потока взаимосвязанных объектов, факторов, условий, ограничений, до отработанного варианта, прошедшего отбор, оценочный анализ и подлежащего внедрению. Поэтому объективная оценка и сравнение результатов деятельности организации (предприятия, фирмы) строятся на разумно сконструированной системе экономических показателей, характеризующих изучаемый процесс в пространстве координат «качество», «стоимость», «время». В условиях функционирования ИС и СППР вся необходимая информация для моделирования, как правило, имеется в информационной базе либо может быть получена дополнительно. Немаловажным является наличие методов и средств получения и отображения вычисляемых показателей в динамике. Если для оценки характеристик качества конечной продукции (услуг) и связанных с ее производством накладных расходов (стоимости) вполне достаточны знания и опыт экспертов и бизнес- консультантов, то все временные параметры процесса невозможно оценить без привлечения аппарата динамического моделирования и инструментальных средств современных информационных технологий.
В условиях рыночных отношений производственная и финансовая деятельность организаций сложна и динамична, что и требует применения динамических моделей практически во всех вариантах методик проведения реинжиниринга бизнес-процессов. Как показывает практика, имитация — наиболее удачный подход, обеспечивающий как точность анализа, так и наглядность различий при сравнении альтернативных решений. Немаловажным является и тот факт, что имитационное моделирование успешно реализуется на персональном компьютере, которым обеспечивается автоматизированное рабочее место менеджера.
Накопление опыта в области компьютерного моделирования бизнес-процессов позволяло выделить четыре группы бизнес- процессов, обладающих определенной спецификой в отношении построения динамических моделей: процессы реализации проектов, процессы производства, процессы распределения и процессы предоставления услуг.
Типичными примерами процессов первой группы — реализация проектов — являются организация производства и администрирование. Важная особенность их моделирования — необходимость проведения серии повторяющихся экспериментов, так как однократный прогон модели обеспечивает только одно наблюдение, а для достижения приемлемой точности результата необходимо достаточно большое множество оценок.
Вторая группа — процессы производства — характеризуется выходом серии либо непрерывным потоком продукции относительно большого объема. Типичные примеры — исполнение контрактов, оплата счетов и т. п. Для адекватного представления этих действий модель должна быть способна отслеживать перемещение отдельных объектов и изменение их атрибутов. Другим важным аспектом моделирования процессов производства является реализация правил об- работки очередей и учета простоев.
Процессы распределения — третья группа, которая, как правило, включает грузовые и пассажирские перевозки между узлами транс- портной сети. При, моделировании процессов этой группы важно описывать атрибуты таких характеристик, как расстояние, объемы перевозок, стоимость. Предпочтительным может быть и представление модели потока объектов транспортных ресурсов.
Процессы предоставления ycлyг — наиболее распространенная область применения динамических моделей. Такие процессы характерны для организаций, предоставляющих услуги по телефону, сервис- центров (рестораны, агентства, поликлиники, ремонтные мастерские и т. п.) и предприятий розничной торговли. Компьютерное моделирование позволяет анализировать процессы как с точки зрения использования ресурсов, так и в отношении удовлетворения запросов потребителей, выявлять их претензии к системе обслуживания, срокам и качеству выполнения заказов и т. п.
Применительно к организации, как правило, разрабатываются модели и создаются АРМ менеджера трех типов.
1. Главная модель, отражающая динамику развития процессов всех основных видов деятельности, т.е. бизнес-планы исследуемой организации с учетом взаимодействия ее структурных и функциональных элементов.
2. Вспомогательные модели — набор взаимосвязанных компонентных иерархических моделей, описывающих структурные и функциональные элементы организации по исследуемым направлениям.
3. Дополнительная модель, представляющая собой модель рассматриваемой организации во взаимосвязи и взаимодействии с внешним окружением.
Детализация различных типов моделей и дальнейшая разработка на основе исследований системного проекта информационной поддержки бизнес-процессов (как основных видов деятельности) составляют в настоящее время неотъемлемую часть проектирования информационной технологии управления организацией. Поэтому кроме средств динамического моделирования методология проектирования бизнес-процессов и СППР предусматривает возможности применения методов статистической оценки, нечеткой логики, векторной оптимизации, обобщенных показателей оценки качества, а также нейронных сетей и экспертных систем.
Методология компьютерного моделирования бизнес-процессов (системный анализ, предшествующий созданию совокупности взаимосвязанных моделей, проведение модельных экспериментов и исследований результатов моделирования для выработки рекомендаций по выбору рациональных вариантов организационных структур и бизнес-процессов) основывается на методологии создания и функционирования единого информационного пространства ИС и СППР. Под единым информационным пространством понимается совокупность методических, организационных, программных, технических и телекоммуникационных средств, обеспечивающих оперативных доступ к любым информационным ресурсам предприятия в пределах компетенции и прав доступа специалистов. Единое информационное пространство и система поддержки принятия решений (СППР) создают условия менеджерам различных рангов для внедрения одного из последних методов модернизации управленческой деятельности, каким является контроллинг [32].
Контроллинг — комплекс методов поиска решений — концепция системного управления и способ мышления менеджеров, в основе которых лежит стремление обеспечить долгосрочное эффективное функционирование организации. Он ориентирует мышление и действия сотрудников на рентабельность и ликвидность предприятия, гармоничное сочетание интересов клиентов и дохода организации, синхронизацию целей предприятия и сотрудников и т. п. Для реализации задач контроллинга в процессе проектирования СППР создается специализированная информационная модель, получившая название контроллер. Это совокупность методов и средств для реализации задач стратегического и оперативного контроля в системе управления, а также решения стратегических и тактических задач по направлениям управленческой деятельности (маркетинг, обеспечение ресурсами, инвестиции и т. п.).
Проектирование контроллинга предусматривает ориентацию менеджмента на обеспечение эффективной деятельности в относительно долговременной перспективе, формирование организационной структуры, ориентированной на достижение стратегических и тактических целей.
Адекватно целевому управлению проектируется и работа ИС и СППР, позволяющая обеспечить разбиение задач контроллинга на нужные циклы и соблюдать необходимую интерактивность планирования, контроля исполнения и принятия корректирующих решений.
Информационно-технологический инструментарий контроллинга, каким является СППР, позволяет обеспечивать менеджеру постоянное слежение за результатами учетной деятельности, осуществлять информационную поддержку процесса планирования, контроль за реализацией планов, производить в режиме реального временя оценку протекающих процессов, выявлять и устанавливать отклонения, вырабатывать для руководства рекомендации по устранению причин, вызвавших отклонения. Постоянное развитие СППР сделает реальным переход от использования отдельных компонентов контроллинга к внедрению полномасштабной его системы, что в условиях жесткой рыночной конкуренции позволит обеспечить устойчивую работу организации.
Применяемые ныне инструментальные средства автоматизации проектирования информационных систем и технологий способны обеспечить достаточную гибкость при моделировании различных ситуаций, разработке обоснованных решений в процессе управленческой деятельности.
Внедрение СППР и новейших методов менеджмента влечет за со- бой изменения требований к подготовленности менеджеров, так как в новых технологических условиях все больший объем вопросов может быть переложен на модели, способные в интерактивном режиме учитывать все пожелания специалистов. Но к работе в такой информационно-технологической среде менеджер должен быть подготовлен.
2.3. Методические и организационные принципы создания ИС и ИТ
В проектировании ИС управленческой деятельности используются системотехнические подходы, главными из которых являются:
• кибернетический подход, предполагающий постановку цели функционирования управленческой деятельности объекта, моделирование структуры и динамики развития рыночных процессов, установление наличия прямых и обратных информационных связей, композиции систем и модулей;
• открытость и возможность совершенствования всего комплекса и каждого компонента в отдельности;
• внутренняя непротиворечивость системы как на уровне данных, так и уровне управляющих процедур;
• минимизация бумажного документооборота;
• обеспечение эффективности функционирования всей системы;
• рационализация технологических цепочек за счет внедрения стандартизированных модулей.
Согласно приведенным подходам формируются основные принципы создания ИС и ИТ управления. Первый из них — системность и логичность построения обеспечивающих и функциональных элементов ИС. Выбор операционной системы и программного обеспечения зависит от набора и конкретной постановки реальных экономических задач, решаемых менеджерами предприятия или фирмы. Процесс проектирования ИС подчиняется общей цели, на достижение которой и направлена постановка включенных в нее задач. Поскольку цели предприятия, фирмы, любой организации могут меняться в зависимости от реальной ситуации, то цель проектирования должна носить адагггационный характер и соответствовать стратегическому направлению управленческой деятельности конкретного экономического объекта.
Второй принцип проектирования ИС — широкое применение экономико-математических методов и стандартных программ прогнозностатистического характера. Задачи управления производственной, финансовой деятельностью организации в большинстве своем ставятся как аналитические, оптимизационные или как задачи планирования. Поэтому и методы их решения относятся к соответствующим разделам математики.
Третий принцип предполагает декомпозицию системы на ряд комплексов (модулей) задач, каждый из которых моделирует определенную сферу управленческой деятельности.
Четвертый принцип — использование новых методов и включение вновь созданных программных модулей в систему автоматизации управленческих работ. Проектирование ИС должно изначально базироваться на модульных принципах, а компьютерная реализация — до- пускать расширение за счет совершенствования структуры программного обеспечения.
Пятый — это принцип адаптации всех элементов и системы в целом. Он должен полностью пронизывать идеологию построения ИС управления — от анализа задач, технико-экономических показателей и их группировок в модули до формулирования целей. Наиболее важной причиной такой направленности реализации ИС управления является необходимость отражения в ее моделях реальных производственно-хозяйственных и финансовых ситуаций, а также возможной переориентации на производство новых изделий, выпуск новых товаров, расширение предоставляемых услуг, переход на новые принципы ведения управленческой деятельности. Однако имеются и технологические причины, связанные с возможной сменой методик расчетов экономических показателей, расположением реквизитов в первичных и результатных документах, изменением регламента представления данных.
Концепция, лежащая в основе разработки ИТ управления, также не должна противоречить указанным пяти принципам. Вместе с тем к ним добавляются объективные и субъективные требования пользователей. Прежде всего нужно отметить выбор технического обеспечения, который зависит не столько от применяемого системного программного комплекса, сколько от нужд практики. Например, создавая ИС управления логистическими операциями для использования на уровне складского хозяйства предприятия, разработчики должны позаботиться о совместимости компьютерного обеспечения с применяемыми техническими средствами для измерения и взвешивания поступающих материальных ресурсов, регистрации их поступления и перемещения (электронные весы и измерительная аппаратура, мерная тара, устройства для считывания штрих-кодов, устройства регистрации и т. п.). В информационном плане должны обеспечиваться обмен сведениями между этими устройствами, а также посредством системы передачи данных их связь с базой данных для последующей возможности решения функциональных задач. На этапе проектирования необходимо максимально использовать полученную с их помощью информацию для выработки результатных сведений, формирования необходимой документации и принятия управленческих решений.
Кроме того, разработчик должен беспокоиться об удобстве работы пользователя в процессе эксплуатации создаваемой системы.
Главным условием, выдвигаемым обычно заказчиком, является полное отсутствие или хотя бы приемлемый небольшой объем ручного ввода данных. Важно также правильно организовать человеко-машинный диалог в процессе выполнения программ, а в результате их работы желательно получить ответ в удобной и понятной для пользователя форме. Реализация такого рода требований обеспечивается как раз на этапе проектирования ИС и ИТ. Немаловажным требованием является предоставление заказчику полного проекта нового варианта ИТ, который представляет собой документально оформленное описание технологических решений по разработке и эксплуатации системы.
Наконец, необходимо затронуть организационные вопросы построения ИС и ИТ в управленческой деятельности. Наиболее приемлемый вариант структуризации подобной системы базируется на применении АРМ и сетевых принципов функционирования. Система АРМ (автоматизированных рабочих мест), основу которых составляет комплекс персональных ЭВМ, построенный по иерархическому принципу, должна охватывать все уровни управления и функционировать как единая вычислительная сеть. Соответственно принятой архитектуре должен быть организован процесс управления предприятием, фирмой, любой организацией, базирующейся на новой информационной системе и технологии. На нижнем уровне системы управления должны располагаться рабочие места исполнителей конкретных производственных и хозяйственных операций, которые обеспечивают в режиме реального времени сбор и регистрацию информации, на среднем уровне — АРМ менеджеров и специалистов, обеспечивающих оперативное руководство и решение необходимых функциональных задач текущего контроля и планирования, на высшем— АРМ руководителей. Проектируется аналогичный путь прохождения информационных потоков в процессе функционирования всей системы: по нисходящей линии — информация директивного характера, по восходящей — учетно-отчетные и аналитические данные.
Использование распределенной технологии обработки и хранения данных позволяет реализовать также территориальный принцип управления, причем расстояние между подразделениями не имеет значения, поэтому такая организация может служить основой для создания не только крупных холдингов, корпораций, но и транснациональных компаний (ТНК). Децентрализация процесса обработки данных дает возможность оптимизировать портфельную структуру ресурсов и вложений, финансовые потоки и управление в целом. В итоге будут повышены гибкость, адаптивность и эффективность функционирования всей сложной многоуровневой структуры opгaнизации, всей совокупности ее элементов и их взаимосвязей.
Организационно-технический комплекс составляет вторую часть проектируемой системы и непосредственно связан с созданием автоматизированной информационной технологии. В ее обязанности входят не только информационно-накопительные функции, но и передаточные, интерфейсные, а также функции представления данных на этапе вывода результатов. Основа реализации автоматизированной ИТ — архитектура системы управления базами данных. В настоящее время традиционно насчитываются три типа моделей представления данных: сетевая, иерархическая и реляционная. Однако сравнительно недавно появились постреляционные СУБД, которые считаются перспективой на ближайшее будущее. Примером может служить СУБД Universe, разработанная в среде ОС Unix фирмой V Mark Software Inc. Таким образом, можно сказать, что ИТ играет роль ядра автоматизированной информационной системы управления в любом экономическом объекте.
2.4. Методы и модели формирования управленческих решений
Процессы принятия решений лежат в основе любой целенаправленной деятельности в экономике, политике, технике, социальной сфере. Научным обслуживанием этих процессов, т.е. изучением и развитием методов принятия решений, первоначально занималась такая научная дисциплина, как «Исследование операций». Со временем практика управления потребовала вовлечения в процесс принятия решений не только формальных методов, но и качественных факторов. К последним относятся знания специалистов, которые невозможно формализовать. Это прежде всего интуиция, приверженность к тем или
иным взглядам на методы управления лица, принимающего решение (ЛПР). Отсюда появилось новое комплексное научное направление «Системы поддержки принятия решений», которое использует не только формальные методы дисциплины «Исследование операций», но и достижения в области новых информационных технологий и искусственного интеллекта. В числе последних особенно важными являются интеллектуальные системы, способные к воспроизведению таких антропоморфных (человеческих) свойств, как опыт и интуиция, а также имитации убеждений, желаний, замыслов и обязательств [б7].
Конечный продукт работы любого менеджера — это решения и действия. Принятое им решение ведет либо к преуспеванию предприятия, либо к неудачам. Принятие решения — это всегда выбор определенного направления деятельности из нескольких возможных.
Так как процесс управления любой организацией в экономике : реализуется исключительно посредством формирования и реализации управленческих решений, поэтому остановимся на типах решений, которые имеют различные характеристики и требуют различных источников данных. На рис. 2.2 показана взаимосвязь типов решений и целей, преследуемых руководством различных уровней.
Оперативные решения — периодические: одна и та же задача возникает периодически. В результате процесс принятия решения становится относительно рутинным и почти бес проблемным. Параметры (характеристики) хозяйственных процессов, используемые в ходе принятия решения, определены, их оценка известна с высокой точностью, а взаимосвязь параметров с принимаемым решением понятна. Например, работники отдела поставок, осуществляющие поддержку на определенном уровне бесперебойности производства, проверяют соответствие запасов выполнению заказов, договорам и потребностям предприятия и изменяют предыдущее количество заказов, если количество товаров на складе снизилось.
Принятие оперативных решений ведет к вполне ожидаемым и прогнозируемым результатам. Например, если товары заказаны на склад, т.е. высокая вероятность их пополнения. Оперативные решения являются краткосрочными. Допущенная ошибка в объеме заказа высоко оборачиваемого материала, который был быстро использован, может быть исправлена без серьезных потерь, влияющих на прибыль.
Тактические решении обычно принимаются управленцами сред- него уровня, ответственными за обеспечение средствами для достижения целей и намерений, поставленных ЛПР верхнего звена. Ответы на такие вопросы, как: «Каковы кредитные лимиты для определенного, класса заказчиков?», «Какой поставщик должен быть первоисточником сырьевых ресурсов?», «При каких условиях давать скидку заказчику?» — это примеры тактических решений, принимаемых на среднем уровне.
Тактические решения не так рутинны и структурированы, как оперативные решения. Во многих случаях все главные параметры объекта управления, входящие в состав тактических решений, неизвестны; оценки характеристик, определенные как важные, могут быть неизвестны, а взаимосвязь между характеристиками и решениями может быть не ясна. Например, выбор дешевого поставщика сырья может стать большой комплексной проблемой. Данный поставщик может предлагать самые низкие цены, но существует вероятность того, что случится какая-то нестыковка, которая повлечет за собой нарушения потока поставляемого сырья. Возможно, что качество продукта нового поставщика, его надежность поставки и обслуживание заказчика не известны. Этот недостаток ясности во взаимосвязи между переменными ведет к неопределенности, даже если действия управленца совершенны.
Стратегические решении принимаются на основе целей компании, определенных в его уставе и уточненных высшим руководством, предприятия. Эти цели определяют основу, на которой должно базироваться долгосрочное планирование, а также определение критических факторов деятельности предприятия. Эти решения обеспечивают базу для принятия тактических и оперативных решений. «Какой стратегии мы должны придерживаться, чтобы быть конкурентоспособными другим фирмам — дешевый поставщик или что-то другое?», «Хотим ли мы завоевать весь рынок или его часть?», «Каков соответствующий баланс между ростом долгосрочных продаж и краткосрочной прибыльностью?». Это типичные решения стратегического уровня. Стратегическим решениям присуща долгосрочность, комплексность, не структурированность и не периодичность. Большинство характеристик, которые следует учесть, не могут быть определены, хотя оценки, как правило, содержат несколько ключевых переменных, влияющих на решения. Существует много неопределенных факторов, которые влияют на решения и при этом требуется информация из внешней среды для их выработки, например, информация о конкурентах, поставщиках, потребителях и о всей инфраструктуре, в которой работает фирма. Во многих случаях информация, используемая для принятия решения, основывается на интуиции и мнении других ЛПР. Из-за расплывчатости и отсутствия ясных причинное следственны связей существует высокая степень неопределенности, связанная с принятием стратегических решений, сопряженных с высокой степенью риска и длительным периодом их влияний. Должен пройти длительный срок для выявления реальных результатов, которые в дальнейшем трудно изменить.
Практика принятия решений многообразна. Однако все они реализуются по определенной схеме, подсказываемой здравым смыслом. Для того чтобы принять эффективное решение, необходимо выполнить ряд работ, складывающихся из отдельных этапов, процедур и операций. Среди многочисленных подходов к решению задачи принятия решения выделим трехэтапную модель Г. Саймона, являющуюся основой для реализации большинства известных на сегодня : технологий. Модель приведена на рис. 2.3.
Рассмотрим модели и методы, используемые на каждом из этапов.
На первом этапе применяются в основном неформальные методы для того, чтобы:
1) сформулировать проблему;
2) выявить цель;
3) сформулировать критерий оценки принятия решений.
Проблема выражает объективно возникающий в процессе управления вопрос, решение которого диктуется интересами лица, принимающего решение (ЛПР).
Для того чтобы осознать проблему, ЛПР должно дать ответы на ряд вопросов.
1. В чем проблема? Каковы симптомы, т.е. признаки или показатели проблемы. Что собственно не устраивает ЛПР?
2. В чем особенности проблемы? Что мешает или чего не достает при наличии проблемы?
3. Можно ли разложить проблему на части, а среди выделенных частей выделить основные и второстепенные проблемы?
Если проблема осознана и идентифицирована количественными показателями или качественными признаками, то далее можно сформулировать цели. Цель — это антипод проблемы. Если проблема это то, чего не хочет ЛПР, то цель — это то, что оно хочет.
В иерархии управления (см. рис. 2.2) формулируются цели, соответствующие своему уровню. На самом высоком уровне находятся цели, носящие директивный характер. Эти цели называют также траекторными. Такое название связано с тем, что заданные цели отражают желаемую траекторию изменения объекта управления во времени. На практике траектория развития предприятия задается с помощью показателей, количественно отражающих уровень достижения той или иной цели.
В процессе управления ЛПР стремится погасить негативные явления и добивается совпадения фактической траектории с желаемой. Траекторным целям подчинены рабочие цели, которые меняются в соответствии с возникающей фактической ситуацией.
Директивные цели всегда детализируются. Процесс детализации носит иерархический характер. В результате получают дерево целей. Нижний уровень дерева целей превращается в мероприятие, которое следует выполнить для достижения директивной цели.
Существует правило, согласно которому должно строиться дерево целей:
• ни одна из нижних вершин дерева не должна входить более чем в одну верхнюю;
• вершины дерева одного уровня не должны быть альтернативными, т. е. для достижения цели вышестоящего уровня должны быть достигнуты все подцели данного уровня;
• цели нижнего уровня должны являться детализацией цели ближнего верхнего уровня. Если таковой нет, она должна быть введена фиктивно.
Если проблема и цель сформулированы, далее следует разработать критерии, согласно которым выполняется отбор приемлемого решения. Критерием отбора может служить любой признак, значение которого можно зафиксировать в некоторой шкале. Так как критерии служат для оценки различных вариантов решений, они должны быть измеримы.
Если известна природа сравниваемых величин, то, как правило, выбор типа шкалы не представляет особых затруднений.
Показатели, характеризующие состояние экономического объекта управления, как правило, измеримы в шкале отношений. Если среди показателей выбрать тот, который, по мнению ЛПР, в наибольшей степени характеризует соответствие объекта управления заданному целевому назначению, то он и будет играть роль критерия оценки вариантов решений. Формировать критерий следует так, чтобы наиболее предпочтительная оценка состояния, объекта или процесса соответствовала его максимуму или минимуму.
Рассмотрим типовые критерии выбора варианта решения. Общее правило для всех критериев можно записать в виде:
где Y* — искомый вариант решений;
b1 — коэффициент важности i-ro решения.
Приведем три наиболее распространенных критерия, применяемых в области экономики.
1. Критерий осторожного выбора. Этот критерий соответствует правилу «рассчитывай на худший случай», отсюда в качестве коэффициентов важности i-ro варианта решения следует выбрать наихудшее значение показателя, который будет получен в результате принятия данного варианта, т. е.
где C1 — результаты, которые будут получены по i-му варианту в j-й ситуации.
В соответствии с этим правилом последовательно выполняются операции нахождения минимальных значений результатов во всех ситуациях, и затем из полученных вариантов находится тот, что имеет максимальное значение. Его номер и определит наилучшее решение. Такой критерий называют максиминным.
2. Критерий оптимистичного выбора ориентирован на правило «рассчитывай на лучший случай». Наилучший вариант определяется по формуле:
3. Критерий максимума среднего выигрыша используется тогда,, когда известны вероятности возникновения той или иной ситуации, Если предпочтения измеряются в шкале отношений, то средний выигрыш при каждом варианте рассчитывается так:
где Мi — математическое ожидание выигрыша в случае принятия i-го решения;
Рj — вероятность появления j-й ситуации;
Cij- — оценка i-го решения при j-й ситуации.
На втором этане формирования решений происходит поиск различных вариантов — альтернатив. Варианты могут отыскиваться в различных формах и шкалах измерений (действия, состояния, маршруты, стоимости и т.д.).
Варианты, как правило, задаются либо перечислением, если таковых не очень много, либо описанием их свойств. Генерация вари- антов решений в большинстве случаев выполняется либо с помощью различного рода аналитических моделей, либо с помощью баз знаний экспертных систем.
Существует множество аналитических моделей, используемых для подсчета результатов принятия того или иного варианта. Наиболее распространенными являются:
• численные методы решения уравнений или их систем;
• теория игр;
• теория полезности;
• теория статистических решений.
Подсчет результатов с помощью уравнений выполняется во многих случаях. Все они привязаны к конкретной области применения и поэтому систематизировать их достаточно сложно. Можно лишь отметить, что существуют области, где эти методы применяются успешно, но существуют и такие, где с их помощью не удается достичь желаемого результата.
Теория игр используется в условиях конфликтных ситуаций. Схема игры позволяет получить формулу подсчета результатов для каждого варианта. Формализация процесса игры и есть формализация процесса подсчета результатов.
Предметом теории полезности служит представление в действительных числах относительных предпочтений отдельного лица при выборе варианта из некоторого их множества. Она позволяет сравнивать полезности альтернативных решений при условии учета в каждом варианте вклада существенных факторов. В процессе оценки используется функция плотности вероятности, описывающая правдоподобность каждого варианта. С помощью функции плотности задается функция полезности, которая и служит основным средств для вычисления ожидаемой полезности каждого варианта. Теория статистических решений используется для формирования вариантов довольно часто. С ее помощью создаются выражения, применяющие различные распределения изучаемого случайного процесса. Генерирование вариантов решений на основе баз знаний, которые могут быть представлены в форме семантических сетей, деревьев целей или деревьев вывода, получила широкое распространение в :результате применения экспертных систем. Наиболее популярными :являются правила И-ИЛИ, синтезируемые в деревья. Правила снабжаются информацией, указывающей на степень доверия как к самому правилу, так и условиям его реализации. С помощью правил И-ИЛИ воспроизводятся процессы принятия решений в областях, где исходная информация характеризуется противоречивостью, обрывочностью, приблизительностью. Каким образом они используются для генерации вариантов решений, будет рассмотрено в п. 5.5.
На третьем этапе согласно сформулированному на втором этапе ,. критерию выбора происходят сопоставление, оценка и выбор решения. Все методы оценки вариантов можно разделить на две группы:
• методы, используемые в условиях определенности;
• методы, используемые в условиях риска. Простейшим методом оценки, используемым в условиях определенности, является оценка с помощью таблицы «Стоимость- ю- эффективность». Критерием выбора в данном случае выступает максимальный доход на единицу издержек. Метод требует расчета общих издержек и общих доходов по каждому из вариантов. В табл.2.1 приведен пример использования метода «Стоимость — эффективность» для оценки вариантов капиталовложений.
Вычисленное отношение доходов к издержкам показало, что вариант В4 имеет наибольшую величину (3,2), поэтому ему присваивается первый ранг, варианту В1 присваивается второй ранг и т.д. Очевидно, согласно критерию, который требует выбора варианта с максимальным уровнем дохода на единицу издержек, лучшим будет вариант В4. Варианты в данном случае сопоставимы, так как результаты измеряются в одной и той же шкале (шкала отношений) и в одних и тех же единицах измерения (рубль). Величины в последней графе измеряются в ранговой шкале.
Таблица «Стоимость — эффективность» может быть использованы лишь в том случае, если каждый из вариантов оценивается на основе одного критерия. Если же применяется больше одного критерия, создается таблица «Стоимость — критерий» (табл. 2.2). В ней представляются варианты решений, оцениваемые с различных точек зрения. Допустим, те же четыре варианта капитальных вложений необходимо оценить с позиций трех критериев: близость расположения к железной дороге (транспортные затраты), близость расположения к водоемам (затраты на транспортировку воды), наличие в данной местности работоспособного населения (затраты на перевозку людей).
Элементами таблицы могут быть как абсолютные величины, указывающие на издержки или доходы, так и относительные, например ранг варианта, вычисленный на основе таблицы «Стоимость- эффективность». Будем считать, что используется величина издержек, измеряемая в относительной шкале. В последней строке таблицы указываются коэффициенты значимости каждого из критериев оценки. Это та качественная информация, которая собственно и отличает систему поддержки принятия решений от формальных оптимизационных методов. Здесь лицо, принимающее решение, вносит свой опыт и знание в процесс оценки вариантов.
Распространенным методом сравнения вариантов служат оценочные баллы. Оценочные баллы нормируют, т.е. ограничивают их значения в некотором диапазоне, например от 0 до 1. Кроме того, устанавливается закон оценки: например сумма всех баллов должна быть равна 1.
Общая оценка каждого из вариантов рассчитывается по формуле:
Oi = å a j E ij .
где Оi — общая оценка i-го варианта решения;
aj — оценка j-го критерия;
Еij — результат, который может быть получен при i-м варианте согласно критерию j.
Тогда по варианту В1 общая оценка равна:
Наилучшим вариантом согласно данным табл. 2.2 является вариант 34. Однако абсолютные величины в большинстве случаев мало информативны. Например, издержки в сумме 153, не соотнесенные с доходами, не устанавливают полностью объективной картины. Поэтому в большинстве случаев в качестве элементов Еij- используют относительные величины (ранги, рентабельности, нормы прибыли и т.д.).
Кроме критериев оценки в табл. 2.2 могут указываться и условия, :. влияющие на результат реальных событий. Такие таблицы получили
название таблиц решений.
Таблицы решений сочетают в себе варианты решений и возможные ':: ситуации (условия). Их элементы указывают на ожидаемый результат.
Продолжая рассматривать пример о капвложениях, будем считать, что : в результате применения таблицы «Стоимость — критерий» выбран вариант В4. При данном варианте возможны различные условия его реализации. В результате будут различаться и последствия. Допустим возможны следующие условия:
U1 — тарифы на энергоносители не будут превышать установленные границы;
U2 — тарифы на водозабор не будут превышать установленные границы;
U3 — работоспособного населения достаточно. Таблица решения в данном случае имеет следующий вид (табл. 2.3):
В табл. 2.3 с помощью символа U; представлено условие, отрицающее условие U.
Таблицы решений используются в том случае, если:
• можно выделить условия, влияющие на результаты вариантов решений;
• выделенные условия достаточно весомы. Дерева решений используются в условиях риска. Очень часто условия, определяющие варианты решения, находятся в отношениях соподчиненности. На практике это означает, что процесс принятия решения носит многоступенчатый характер: принятия одного решения на более низком уровне управления позволяет перейти к другому, более высокому уровню. Как правило, условия носят качественный характер и определяются вероятными величинами, что требует применения метода, учитывающего риск.
Иерархические отношения удобно представлять в виде дерева: дуги дерева отражают альтернативы частичных решений, а узлы — результаты. Это позволяет разработать дерево решений, с помощью которого можно представлять вероятностные (частотные) характеристики условий. Тогда определять результат принятия решения на том или ином уровне дерева можно с помощью математического ожидания:
Е
(общего результата) = 
рi di ,
где Е (общего_ результата) — математическое ожидание общего (промежуточного) результата;
рi — вероятность наступления события i;
di — результат (частный), получаемый при наступлении события i;
n — количество событий, влияющих на общий (промежуточный) результат.
Рассмотрим пример. Допустим, лицу, принимающему решение, известно два варианта повышения уровня рентабельности на 5%.
1. Произвести продукцию А в количестве 100 ед. и продать ее по цене 10 ед. за штуку. Себестоимость единицы продукции составляет 8 ед.
2. Произвести продукцию В количестве 50 ед. и продать ее по цене 20 ед. за штуку. Себестоимость единицы продукции составляет 18 ед. Конъюнктура рынка неизвестна, поэтому будем считать, что рынок одинаково благоприятен для обоих видов продукции. Для упрощения задачи будем считать, что в случае неблагоприятного рынка для какой-либо продукции предприятие терпит убытки по ее себе- стоимости. Тогда в случае благоприятного рынка предприятие получит от продажи продукции следующий доход (d):
1. От продукции А: d1=100 × 10=1000 ед.
2. От продукции В: d2= 50 ×20= 1000 ед.
При неблагоприятном рынке оно будет убыточным:
- От продукции А: d1= -1000 × 8= -800 ед.
- От продукции В: d2= -50 × 18 = -900 ед.
Построим дерево решений, на котором отразим последовательность событий от корня к листьям, а затем выполним расчет Доходов (убытков) в обратном направлении.
На дереве решений (рис. 2.4) представлены альтернативные варианты, при которых предприятие ожидает доходы или убытки. Так как отсутствует информация о рынке, будем считать, что он одинаково благоприятен или неблагоприятен для обоих видов продукции и вероятность такого состояния рынка равна 0,5.
Определим средний ожидаемый доход для каждого из вариантов:
1) Е
(доход_ от_А) =
0,5× 1000 — 0,5 × 800 = 100ед.
2) Е
(доход_ от_ В)
= 0,5× 1000 — 0,5 × 900 = 50ед.
Вывод: целесообразным будет вариант 1, т. е. производство продукции А.
Можно пойти на некоторые затраты с целью получения информации о конъюнктуре рынка, что позволит уточнить, насколько рынок будет благоприятен для того или иного товара.
Допустим, в результате такого обследования получены следующие вероятности:
• ситуация будет благоприятна для продукта А с вероятностью 0,6;
• ситуация будет благоприятна для продукта В с вероятностью 0,7.
Воспользовавшись формулой расчета математического ожидания, получим:
1)
Е
(доход_
от_ А) = 0,6 × 1000 — 0,4 × 800= 280ед.
2) Е
(доход_ от_ В)
= 0,7 × 1000 — 0,3 × 900 = 430ед.
В данном случае выгоднее выбрать вариант 2, т. е. производство продукции В.
Решение может формироваться не только одним лицом, но и группой лиц (экспертов). Групповые решения более точны, так как базируются на совокупном опыте группы. Мнения отдельных членов группы по поводу принятия того или иного варианта решения, как правило, не совпадают, поэтому должны использоваться специальные методы, учитывающие мнение каждого. Простейшим является метод суммирования рангов. Суть метода в следующем: каждый из участников ранжирует варианты решений в соответствии с его представлениями о правильности варианта. Далее для каждого варианта подсчитывается сумма присвоенных экспертами рангов. Выбирается вариант, получивший наибольший ранг.
Обратимся к табл.2.4, где представлены результаты оценки трех вариантов решений четырьмя участниками группы оценки. Если считать, что ранг варианта снижается от 1 до 3, то наилучшим вариантом является В1, так как сумма рангов для него минимальная (7).
СППР могут создаваться на основе программных оболочек, характерное свойство которых заключается в наличии в них всех компонентов СППР в готовом виде. Использование оболочек не предполагает программирования, поэтому их внедрение сводится лишь к вводу знаний о предметной области и правил их обработки. Каждая оболочка ориентируется на вполне определенный метод представления знаний. Поэтому применение программных оболочек ограничивается теми классами прикладных задач, для которых эти средства адекватны.
Рассмотрим программную оболочку IMP+, являющуюся дальнейшим развитием системы IMP. На рис. 2.5 представлена взаимосвязь основных компонентов СППР, построенной средствами программной оболочки.
Наличие программной оболочки ликвидирует этап программирования, что существенно сокращает трудоемкость и сроки разработки системы. Это позволяет проектировщику сосредоточить внимание на ее тщательном изучении специфики предметной области, правильном ее описании в базе знаний.
Этапами проектирования СППР при наличии программной оболочки являются:
1. Описание предметной области, целей создания системы и выполнение постановки задачи.
2. Составление словаря системы.
3. Разработка базы знаний и базы данных.
4. Внедрение системы.
Среди перечисленных этапов отсутствуют те, что обычно предназначены для разработки интерфейса, блоков объяснения действий системы и программирования. Все это уже заложено в оболочку и изменению не подлежит. Рассмотрим перечисленные этапы более подробно.
Этап 1. Описание предметной области, целей создания системы и выполнение постановки задачи
Описание должно отражать специфику предметной области в нескольких формах. Первая из них — это текстовое представление со- держание процессов, объектов и связей между ними.
Вторая форма описания (она также обязательна) представляет собой графическое представление дерева целей, стоящих перед пользователем, или дерева И-ИЛИ. Если создается дерево целей, то главным является правильное указание важности каждой из подцелей, если дерево И-ИЛИ, то — коэффициенты определенности правил х условий к ним.
Постановка всякой задачи предполагает указание результатов функционирования системы, исходных данных, а также общее описание процедур, формул и алгоритмов преобразования исходных данных в результирующие данные.
Исходные данные, как правило, находятся в различного рода бухгалтерской документации, статистических сводках, биржевых бюллетенях и т.д. Необходимо составить таблицу с перечнем всех используемых документов, показателей и их координат месторасположения в документах.
В результате в постановке задачи должно быть отражено следующее:
• сформулированные цели принятия решений или гипотезы, доказательством достоверности которых должна заниматься система;
• перечень исходных данных, ввод которых осуществляется непосредственно перед началом запуска системы;
• перечень данных, которые следует использовать для поддержки (корректировки) постоянной информации, находящейся на машинных носителях (нормативы, коэффициенты, ставки, проценты, справочная информация);
• перечень расчетных формул, используемых в дереве целей (зависимости между показателями и формулы расчета их приростов);
• реляционные выражения, необходимые для вывода заключений из терминальных вершин сети вывода правил.
Этап 2. Составление словаря системы
Словарь системы — это набор слов, фраз, кодов, наименований, используемых разработчиком для обозначения условий, целей, заключений и гипотез. Благодаря словарю пользователь понимает результаты работы системы. Составление словаря — важная работа, ибо четко сформулированные условия и ответы резко повышают эффективность эксплуатации системы.
Этап 3. Разработка базы знаний и базы данных
База знаний, как правило, состоит из двух компонентов: дерева целей с расчетными формулами и базы правил (сеть вывода). База правил создается на основании графа целей и сформулированных ранее гипотез. Главное внимание здесь уделяется коэффициентам определенности исходных условий и правил их обработки. Коэффициенты указываются только совместно с разработчиком.
Базы данных создаются в том случае, если объем исходной ин- формации, применяемой для расчетов, значителен. Базы данных могут использоваться не только для расчетов, но и для выполнения логических операций.
В результате выполнения данного этапа получают:
• текстовое представление правил вывода в форме ЕСЛИ-ТО;
• графическое представление сети вывода гипотез или заключений;
• графическое описание дерева целей;
• табличное описание баз данных и используемых расчетных операций.
Этап 4. Внедрение
На последнем этапе по разработанной схеме проверяется и оценивается правильность работы системы. Устанавливаются контрольные результаты, которые затем сравниваются с полученными в процессе запуска системы. Проверяются также промежуточные расчеты с помощью блока, отвечающего на вопросы как и почему.
Рассмотренные методы и модели формирования управленческих решений не затронули весьма важные аспекты данного процесса, касающиеся нравственной стороны дела. Принятие решений в любой сфере человеческой деятельности базируется на системе нравственных ценностей, усвоенной лицом, принимающим решение. Ценности условно можно разделить на собственные и нормативные, т. е. общественно признанные. У каждого человека свое отношение к общепризнанным ценностям: одни он принимает, другие нет. Одна- ко в любом случае ему необходимо определиться в двух принципиальных позициях:
1) в главной цели, которая может быть гуманистической, корыстной, узковедомственной, общественно значимой и т.д.;
2) в средствах достижения целей, которые могут быть приемлемыми или нет в глазах общественности.
Выбор управленческих решений зависит не только от интеллектуального уровня личности, но и от его нравственно-этических позиций. Современная действительность подчеркивает особую актуальность этой проблемы во всех звеньях управления экономикой.
2.5. Стадии, методы и организация создания ИС и ИТ
Под технологией проектирования информационных систем (NC) понимают упорядоченный в логической последовательности набор методических приемов, технических средств и проектировочных методов, нацеленных на реализацию общей концепции создания или доработки проекта системы и ее компонентов [2, 62]. В числе особенностей следует отметить широкие возможности и безусловную необходимость включения в технологию стандартных пакетов прикладных программ, наличие информационных связей с системами
автоматизированного проектирования предназначенного на продукта, применение инструментальных средств программирована Для разработки ИС управления большое значение имеют качестве состав базы проектирования.
Примером результата проектирования ИС управления производственной и финансовой деятельностью предприятия может служит комплексная автоматизированная информационная система оправдания «ОЛИМП» (Росэкспертиза, Россия), представляющая собой ин тегированную технологическую систему, ориентированную на и пользование программных решений фирмы Microsoft, т.е. всех троиционных составляющих электронного офиса. С функциональной точки зрения «ОЛИМП» предоставляет возможности для решения за управления производством, маркетингом, движением материальных финансовых потоков, ведения оперативного, бухгалтерского и арчи. нистративного учета, планирования и анализа. Зарубежными аналоями такой разработки являются системы КЗ фирмы SAP (Германия), SCALA (1йвеция), Champion (США) и другие, созданные на основ СУБД реляционного типа и технологии «клиент-сервер».
Элементарной базовой конструкцией технологической цепочя проектирования ИС и ее главного компонента — ИТ является ты называемая технологическая операция — отдельное звено технологического процесса. Это понятие определяется на основе кибернетик сякого подхода к процессу разработки ИТ. Автоматизация данном процесса предопределяет необходимость формализации технологичны. ских операций, последовательного объединения их в технологическую цепь взаимосвязанных проектных процедур и их изображение. Использование разработчиком такого методического приема позволяет, сократить временные, трудовые, финансовые затраты на проектирование и модернизацию системы.
Основными нормативными документами, регламентирующими процесс создания любого проекта ИС и ИТ, являются ГОСТЫ и комплексы на создание и документальное оформление информационной технологии, автоматизированных систем, программ средств, организации и обработки данных, а также руководящие документы Гостехкомиссии России по разработке, изготовлению и эксплуатации программных и технических средств защиты информации от несанкционированного доступа в информационных системах и средствах вычислительной техники.
Как и любая автоматизированная технология в экономике, ИТ и управления в процессе разработки и функционирования про хочетыре стадии жизненного цикла: предпроектную, проектирова, внедрения и эксплуатацию. Конечной целью проектирования являются создание проекта ИТ и ИС управления, внедрение проекта эксплуатацию и последующее функционирование системы.
Предпроектной обследование предметной области предусматривает выявление всех характеристик объекта и управленческой деятельности в м, потоков внутренних и внешних информационных связей, состава задач и специалистов, которые будут работать в новых технологических условиях, уровень их компьютерной и профессиональной подготовки как будущих пользователей системы.
Для успешной автоматизации управленческих работ всесторонне изучаются пути прохождения информационных потоков как внутри предприятия, так и во внешней среде. Анализируется, классифицируется и группируется внутренняя и внешняя информация по источникам возникновения, экономическим характеристикам, объему и назначению, разрабатываются схемы функционирования информационных циклов и моделируются взаимосвязи элементов реальной, управленческой деятельности внутри объекта и его поведение с предприятиями и организациями-смежниками.
Результаты предпроектного обследования сводятся в документы: техническое задание на проектирование (ТЗ) и технико-экономическое обоснование (ТЭО).
На стадии технического и рабочего проектирования формируются проектные решения по функциональной и обеспечивающей частям г ИС, включая ИТ, ИСФЗ и СППР, моделирование производственных, хозяйственных, финансовых ситуаций, осуществляются постановка задачи и блок-схемы программ и их решение. Большое внимание уделяется проектированию информационного обеспечения. Подготавливаются классификаторы и носители данных, моделируется размещение информации в базе данных, включая элементы входных, промежуточных и выходных информационных составляющих, разрабатываются методы контроля и защиты данных.
Ответственной работой на стадии проектирования является формирование заданий на программирование модулей системы. На их основе разрабатываются программные модули, отлаживается привязка программного обеспечения к комплексу технических средств, а также рассчитываются показатели предварительной оценки экономической и эргономической эффективности ИС и ИТ. Завершается стадия документальным оформлением технорабочего проекта, написанием инструкций по эксплуатации системы. Затем готовый техно рабочий проект после его одобрения заказчиком сдается в опытную эксплуатацию.
Стадия внедрения ИС предполагает: апробацию предложенных проектных решений в течение определенного периода, достаточного для освоения пользователями методики работы в новой технологической среде; всестороннюю проверку в условиях, максимально приближенных к реальным, всех ветвей программ, входящих в комплекс, а также, в случае необходимости — окончательную корректировку составляющих элементов ИС и ИТ. Апробация обеспечивающих и функциональных подсистем ИС производится в режиме реального времени и в условиях, близких к действительным производственным, хозяйственным и финансовым ситуациям.
Стадия внедрения завершается сдачей результатов проектирования комиссии с оформлением акта об окончании работ.
Поскольку ИС и ИТ носят адаптивный характер, то для достижения приемлемого уровня адекватности моделей требуется некоторое время, в течение которого система будет проходить период «самообучения». Поэтому длительность этапа опытного внедрения ИС в управленческую деятельность должна быть достаточной для завершения данного процесса и окончательной отладки ИТ и ИС в целом.
После завершения этапа внедрения начинается работа системы в эксплуатационном режиме, который, однако, не исключает корректировки целевых функций и управляющих параметров включенных в нее задач. Возможность такого уточнения должна быть предусмотрено на этапе проектирования, являясь неотъемлемым свойством самой постановки управленческих задач. В качестве дополнительной гарантии фирма-разработчик обычно предлагает заказчику сервисную услугу — сопровождение своего программного обеспечения в процессе функционирования, причем, новые более прогрессивные версии системы предоставляются, как правило, по льготным расценкам.
Помимо выполнения принципа адаптивности созданная технология должна удовлетворять и классическим условиям проектирования любой информационной системы, т.е. обладать функциональной полнотой, возможностью своевременно предоставлять данные, технической надежностью и информационной достоверностью, эргономической рациональностью и экономической эффективностью. С точки зрения классификации ИС автоматизации управления может рассматриваться и как информационно-советующая.
В современных условиях ИС, ИТ и АРМ, как правило, не создаются с нуля. В экономике практически на всех уровнях управления и во всех экономических объектах — от органов регионального управления, финансово-кредитных организаций, предприятий, фирм до организаций торговли и сфер обслуживания функционируют системы автоматизированной обработки информации. Однако переход к рыночным отношениям, возросшая в связи с этим потребность в своевременной, качественной, оперативной информации, оценка ее как важнейшего ресурса в управленческих процессах, а также последние достижения научно-технического прогресса вызывают необходимость перестройки функционирующих автоматизированных информационных систем в экономике, создания ИС и ИТ на новой оческой и технологической базах. Только новые технические и
технологические условия — новые ИТ позволяют реализовывать необходимый в рыночных условиях принципиально новый доход к организации управления экономическим объектом как к деятельности инженерной, рассмотренной в п. 2.2.
Поиск рациональных путей проектирования идет по следующим . направлениям: разработка типовых проектных решений, зафиксированных в пакетах прикладных программ (ППП) для решения экономических задач с последующей привязкой ППП к конкретным условиям внедрения и функционирования; разработка автоматизированных систем проектирования.
Рассмотрим первый из путей, т. е. возможности использования типовых проектных решений, включенных в пакеты прикладных программ.
Наиболее эффективно информатизации поддаются следующие виды деятельности: бухгалтерский учет, включая управленческий и финансовый; справочное и информационное обслуживание экономической деятельности; организация труда руководителя; автоматизация документооборота; экономическая и финансовая деятельность, обучение.
Наибольшее число ППП создано для бухгалтерского учета. : Среди них можно отметить «1С: бухгалтерия», «Турбо-Бухгалтер»,
«Инфо-Бухгалтер», «Парус», «ABACUS», «Бэмби+» и др.
Справочное и информационное обеспечение управленческой деятельности представлено следующими ППП: «ГАРАНТ» (налоги, бухучет, аудит, предпринимательство, банковское дело, валютное регулирование, таможенный контроль); «КОНСУЛЬТАНТ+» (налоги, бухучет, аудит, предпринимательство, банковское дело, валютное регулирование, таможенный контроль).
Экономическая и финансовая деятельность представлена следующими ППП:
«Экономический анализ и прогноз деятельности фирмы, организации» (фирма «ИНЕК»), реализующий функции: экономический анализ деятельности фирмы, предприятия; составление бизнес планов; технико-экономическое обоснование возврата кредитов анализ и отбор вариантов деятельности; прогноз баланса, потоков нежных средств и готовой продукции.
Многопользовательский сетевой комплекс полной автоматизации корпорации «Галактика» (АО «Новый атлант»), который включает такие важные аспекты управления, как планирование, оперативное выправление, учет и контроль, анализ, а для принятия решений — позволяет в рамках СППР обеспечивать решение задач бизнес-планирования с использованием ППП Project-Expert.
В условиях конкуренции выигрывают те предприятия, чьи стратегии в бизнесе объединяются со стратегиями в области информационных технологий. Поэтому реальной альтернативой варианту выбора единственного пакета является подбор некоторого набора пакетов различных поставщиков, которые удовлетворяют наилучшим образом той или иной функции ИС управления (подход mix-and-match). Такой подход смягчает некоторые проблемы при внедрении и привял программных средств, а ИТ оказывается максимально приближенной к функциям конкретной индивидуальности предметной области.
В последнее время все большее число организаций, предприятий, фирм предпочитает покупать готовые пакеты и технологии, а если необходимо, добавлять к ним свое программное обеспечение, так ка разработка собственных ИС и ИТ связана с высокими затратами и риском. Эта тенденция привела к тому, что поставщики систем изменили ранее существовавший способ выхода на рынок. Как правило, разрабапжается и предлагается теперь базовая система, которая адаптируется в соответствии с пожеланиями индивидуальных клиентов. При этом пользователям предоставляются консультации, помогающие минимизировать сроки внедрения систем и технологий, наиболее эффективно их использовать, повысить квалификацию персонала.
Автоматизированные системы проектирования — второй, быстро- развивающийся путь ведения проектировочных работ.
В области автоматизации проектирования ИС и ИТ за последнею десятилетие сформировалось новое направление — CASE (Computer-Aided Software/System Engineering). Лавинообразное расширение областей применения компьютеров, возрастающая сложность информационных систем, повышающиеся к ним требования привели к необходимости индустриализации технологий их создания. Важное направление в развитии технологий составили разработки интегрированных инструментальных средств, базирующихся на концепциях жизненного цикла и управления качеством ИС и ИТ управления. Они представляют собой комплексные технологии, на создание сложных автоматизированных управленческих систем и поддержку их полного жизненного цикла или ряда его основньи этапов. Дальнейшее развитие работ в этом направлении привело х созданию ряда концептуально целостных, оснащенных высокоуровневыми средствами проектирования и реализации вариантов, доведенных по качеству и легкости тиражирования до уровня программных продуктов технологических систем, которые получили название CASE-системы или CASE-технологии [11, 12].
В настоящее время не существует общепринятого определению CASE. Содержание этого понятия обычно определяется перечнем задач, решаемых с помощью CASE, а также совокупностью применяемых методов и средств. CASE-технология представляет собой совокупность методов анализа, проектирования, разработки и сопровождения ИС, поддержанную комплексом взаимосвязанных средств томатизации. CASE — это инструментарий для системных аналитиков, разработчиков и программистов, позволяющий автоматизировать процесс проектирования и разработки ИС, прочно вошедший в практику создания и сопровождения ИС и ИТ. При этом CASE- системы используются не только как комплексные технологические конвейеры для производства ИС и ИТ, но и как мощный инструмент решения исследовательских и проектных задач, таких, как структурный анализ предметной области, спецификация проектов средствами языков программирования последнего поколения, выпуск проектной документации, тестирование реализации проектов,
планирование и контроль разработок, моделирование деловых приложений с целью решения задач оперативного и стратегического планирования и управления ресурсами и т.п.
Основная цель CASE состоит в том, чтобы отделить проектирование ИС H ИТ от ее кодирования и последующих этапов разработки, а также максимально автоматизировать процессы разработки и функционирования систем.
При использовании CASE-технологий изменяется технология ведения работ на всех этапах жизненного цикла автоматизированных систем и технологий, при этом наибольшие изменения касаются этапов анализа и проектирования. В большинстве современных CASE-систем применяются методологии структурного анализа и проектирования, основанные на наглядных диаграммных техниках, при этом для описания модели проектируемой ИС используются графы, диаграммы, таблицы и схемы. Такие методологии обеспечивают строгое и наглядное описание проектируемой системы, которое начинается с ее общего обзора и затем детализируется, приобретая иерархическую структуру со все большим числом уровней.
CASE-технологии успешно применяются для построения практически всех типов ИС, однако устойчивое положение они занимают в области обеспечения разработки деловых и коммерческих ИС. Широкое применение CASE-технологий обусловлено массовостью этой прикладной области, в которой CASE применяется не только для разработки ИС, но и для создания моделей систем, помогающих коммерческим структурам решать задачи стратегического планирования, управления финансами, определения
политики фирм, обучения персонала и др.
CASE — не революция в автоматизации проектирования ИС, а результат естественного эволюционного развития всей отрасли средств, называемых инструментальными или технологическими.
Одним из их ключевых признаков является поддержка методологий структурного системного анализа и проектирования.
С самого начала САSЕ-технологии развивались с целью преодоления ограничений при использовании структурных методологий проектирования 1960 — 1970-х годов (сложности понимания особенностей предметных областей для последующего проектирования, большой трудоемкости и стоимости разработки проектных решений, трудностей внесения изменений в проектные спецификации и т.д.) за счет их автоматизации и интеграции поддерживающих средств. Таким об- разом, САSЕ-технологии не могут считаться самостоятельными методологиями, они только развивают структурные методологии и делают более эффективными их применение за счет автоматизации.
Помимо автоматизации структурных методологий и как следствие возможности применения современных методов системной и программной инженерии CASE обладают следующими основными достоинствами:
• улучшают качество создаваемых ИС (ИТ) за счет средств автоматического контроля (прежде всего, контроля проекта);
• позволяют за короткое время создавать прототип будущей ИС (ИТ), что позволяет на ранних этапах оценить ожидаемый результат;
• ускоряют процесс проектирования и разработки системы;
• освобождают разработчика от рутинной работы, позволяя ему целиком сосредоточиться на творческой части проектирования;
• поддерживают развитие и сопровождение уже функционирующей ИС (ИТ);
• поддерживают технологии повторного использования компонентов разработки.
Большинство CASE-средств основано на научном подходе, получившем название «методология/метод/нотация/средство». Методология формулирует руководящие указания для оценки и выбора проекта разрабатываемой ИС, шаги работы и их последовательность, а также правила применения и назначения методов.
К настоящему моменту CASE-технология оформилась в самостоятельное наукоемкое направление, повлекшее за собой образование мощной CASE-индустрии, объединившей сотни фирм и компаний различной ориентации. Среди них выделяются: компании- разработчики средств анализа и проектирования ИС и ИТ с широкой сетью дистрибьюторских и дилерских фирм; фирмы- разработчики специальных средств с ориентацией на узкие предметные области или на отдельные этапы жизненного цикла ИС; обучающие фирмы, которые организуют семинары и курсы подготовки специалистов; консалтинговые фирмы, оказывающие практическую помощь при использовании CASE-пакетов для разработки конкретных ИС; фирмы, специализирующиеся на выпуске периодических журналов и бюллетеней по CASE-технологиям.
Практически ни один серьезный зарубежный проект ИС и ИТ не осуществляется в настоящее время без использования CASE-средств.
Рассмотрим сложившуюся практику в организации проектировочных работ при создании ИС и ИТ [11, 62].
Переход экономики страны на рыночные отношения привел к тому, что в области проектирования ИС появился самостоятельный рынок услуг. Он охватывает работы по проектированию, покупке и установке вычислительной техники, разработке локальных сетей, прокладке сетевого оборудования и обучению пользователей. Компании,
предоставляющие такие услуги, получили название системных интеграторов. Следует отметить, что этот термин имеет два понятия. Согласно первому, под термином «системный интегратор» понимаются как компании, специализирующиеся на сетевых и телекоммуникационных решениях (сетевые интеграторы), имеющие в свою очередь сеть своих продавцов, так и компании — программные интеграторы. Существует и другая трактовка понятия «системный интегратор», которая закрепляет за компанией комплексное решение задач заказчика при проектировании ИС. При этом имеется в виду, что заказчик полностью доверяет детальную проработку и реализацию проекта системному интегратору, оставляя за собой лишь определение исходных данных и задач, которые должна решать реализуемая ИС.
Участие системного интегратора на всех этапах процесса проектирования дает возможность создавать более эффективные информационные системы. Так, в самом начале проекта формируется консультационная группа для проведения предпроектных исследований. Тесное сотрудничество с производителями позволяет предлагать проектные решения на базе технологий и оборудования, которые появятся на рынке через год или два, т. е. предлагаются наиболее современные решения, которые морально не устареют к тому моменту, когда будет спроектирована и запущена ИС.
Фирмы-интеграторы создают, как правило, дилерскую сеть представительств в ряде городов России и в странах СНГ. При этом компании осуществляют техническую и информационную поддержку своих дилеров, проводя совместные семинары и презентации, регулярно рассылая им информационно-рекламные материалы о новых продуктах и перспективных технологиях, осуществляют совместное участие в крупных региональных проектах. Другим вариантом организации системной интеграции является выполнение проектов от консалтинга до создания прикладной системы, т. е. заказчику сдается готовая к эксплуатации информационная система «под ключ» и допускается привлечение организаций и квалифицированных специалистов в качестве партнеров для реализации некоторых составляющих проекта. Этот вариант носит название проектной интеграции. В основе практической реализации работы при этом лежит умение находить составные части для решения комплексной задачи, умение распределять ответственность и составлять план-график работ для того, чтобы задача была действительно решена. Проектная интеграция — это интеграция существующих проектов, привлечение и использование нужных ресурсов [62].
Проектный интегратор совершенствует работу ИС путем поиски на рынке уже существующих, внедренных решений и объединения их. Возникающие при этом частные проблемы, дабы не отвлекать средства на предпроектной обследование, проектный интегратор решает, опираясь на сотрудников отдела автоматизации заказчика. В консультациях с заказчиком выделяются и снимаются проблемы, осуществляется поиск и выбор нужных решений, после чего проектный интегратор связывается с теми, кто внедрил такое решение, и оформляет технико-экономическое обоснование. Результатом деятельности проектной интеграции является подготовленный в сжатые сроки и внедренный продукт, состоящий из разработок фирмы— проектного интегратора и выполненных с учетом пожеланий отдели автоматизации организации-заказчика без затрат на предпроектнос обследование разработок субподрядчика.
2.6. Роль пользователя в создании ИС (ИТ) и постановке задач управления
Предъявляемые к ИС и ИТ управления высокие потребительские
требования в части функционального наполнения и технологического исполнения предполагают обязательное участие заказчика (пользователя системы) в процессе создания, внедрения и эксплуатации системы. Особенно необходимым представляется соблюдение условий предоставления заказчиком всей необходимой информации, касающейся предварительных исследований, связанных с построением бизнес-процессов решаемых задач, на стадии предпроектного обследования организации, предприятия, фирмы. Однако этим участие, заказчика не ограничивается. Отношения сотрудничества предполагают , непосредственное его участие в процессе постановки задач на каждом рабочем месте исполнителя.
Прежде чем разрабатывать математическую модель и блок-схемы программ, специалисты-проектировщики с заказчиком должны прийти к однозначному согласию по вопросам состава и стоимости оборудования, на котором будет реализовываться система; необходимого и достаточного объема информации, который придется обрабатывать в процессе эксплуатации системы; требуемого количества и профессионального состава служащих и специалистов; способов представния входных и результатных данных, содержания накапливаемой в е данных информации, а также состава и числа ее носителей на финансовых, трудовых и материальных затрат, необходимых бесперебойного и эффективного функционирования системы.
Одновременно уже на стадии проектирования происходят обучение и психологическая подготовка персонала фирмы к работе в условиях автоматизации. Технология обработки информации и должностные инструкции участников технологического процесса разрабатываются и утверждаются на этапе рабочего проектирования, при этом их содержание и формы представления обязательно обсуждаются с пользователями.
Конкретизация задач и описание предметной технологии в основном должны лечь на плечи заказчика. Постановщики задач — пользователи — разрабатывают информационную модель, раскрывающую . последовательность обработки данных, и структуру взаимосвязи между ними. Необходимую конфигурацию компьютерной сети проектировщики определяют, ориентируясь на потребности этой модели.
Наиболее важным моментом в постановке управленческих задач следует назвать целеполагание, которое должно быть выполнено на первом этапе проектирования системы. Декомпозиция целей в структуре управления микроэкономическими объектами является основанием для распределения функций между различными рабочими местами.
От специалистов организации-заказчика зависит, в каком вице будет выдаваться результат по каждой задаче: как набор информации рекомендательного характера, как описание возможных альтернатив решения задачи либо, в случае принятия того или иного решения, как сценарий возможных ситуаций. Например, в экспертных системах вырабатываются решения без непосредственного участия пользователя-менеджера. По сути дела такие системы аккумулируют в виде базы знаний, управленческий опыт многих профессионалов-менеджеров. Недостатками таких систем можно назвать их сложность и дороговизну.
Формулирование потребительских свойств ИС — одна из обязанностей заказчика. Рассмотрим важнейшие из них.
Функциональная полнота. — свойство, обозначающее наиболее полный состав списка задач, поддающихся решению с помощью компьютерной технологии. Таким образом, это понятие выражает „степень и уровень автоматизации управленческих процессов на дан-
ном предприятии с использованием ИС. Однако достичь сто процентной функциональной полноты ИС управленческой деятельности, как правило, не представляется возможным, хотя с развитием методов и моделей СППР с каждым годом совершенствуется методология контроллинга, направленная на улучшение функционального компонента. Дело в том, что рыночные условия будут порождать новые ситуации, которые трудно предусмотреть заранее, на этапе проектирования системы. Однако применение математически моделей, учитывающих наличие в системе неполноты информации, позволяет преодолеть данное препятствие. Сегодня разработано достаточное количество экономико-математических методов, которые способны привнести в ИС адаптационные свойства, обеспечивающие гибкое ее реагирование на изменение рыночной ситуации.
Своевременность характеризует временные свойства ИС и ИТ и имеет количественное выражение в виде суммарного времени задержки информации, необходимой пользователю в текущий момент времени в реальных условиях для принятия решений. Чем меньше величина временной задержки поступления информации, тем лучше ИС отвечает данному требованию. Для автоматизированной системы управленческой деятельности этот показатель может сыграть определяющую роль при оценке приемлемости ИТ для конкретной организации, так «так подавляющая часть тактических решений, например, в торговом деле, финансовых ситуациях должна приниматься в режима реального времени.
Обилий показатель надежности ИС концентрирует в себе ряд важных характеристик: частоту возникновения сбоев в техническом обеспечении; степень адекватности математических моделей; верификационную чистоту программ; относительный уровень достоверности информации; интегрированный показатель надежности эргономического обеспечения ИС.
Адаптационные свойства системы отражают ее способность приспосабливаться к изменениям окружающего внешнего фона и внутренней управленческой и производственной среды организации. Важной количественной характеристикой является время адаптации ИС, т.е. период, необходимый для восстановления приемлемого уровня адаптивности компьютерных моделей. В течение такого периода степень доверия к результатной информации, а точнее, к «советам» компьютера, резко падает. Важная задача заказчика — сформулировать на этапе проектирования границы допущения отклонений в значениях управляющих и выходных параметров, имеющих принципиальное значение для функционирования всей системы. Время адаптации также должно быть заранее оговорено. Затраты на обеспечение адекватности должны, во-первых, поддаваться расчетной оценке, а во-вторых, не слишком влиять на эффективность работы ИТ управления
Организацией. Кроме математической, параметрической и программной адаптивности ИС должна обладать свойством технической и организационной адаптивности, позволяющим оперативно и без больших затрат модернизировать эксплуатируемую версию системы для работы на новом оборудовании или в новых рыночных условиях. Та- кой уровень адаптации достигается путем обеспечения:
• инвариантности к составу и архитектуре технических средств, Забору функций и решаемых функциональных задач, типу организации управленческой деятельности;
• независимости от периода прогнозирования и планирования;
• возможности наращивания ИС за счет включения новых программных модулей или совершенствования действующих;
• экспертных свойств и максимальной вариабельности решений этапе проектирования.
Экономическая эффективность определяется в нескольких аспектах: как соотношение между затратами и получаемым результатом в отношении степени достижения поставленной перед ИС управления opганизацией цели и как результат сравнения экономических показателей, деятельности управленческих служб, выявленных на этапе предпроектного обследования организации, с аналогичными показателями в условиях применения внедренной ИТ.
Отсюда следует, что роль пользователя на стадии ввода в действие ИТ управления еще значительнее, чем на предыдущих ступенях ее создания. Ответственность заказчика возрастает, ибо он заинтересован во всесторонней проверке работоспособности системы, учитывая необходимость дальнейшей самостоятельной эксплуатации всех 'воров обеспечения ИТ и ИС в целом. Кроме того, на нем лежит обязанность по наполнению банка данных реальной информацией и ответственность за ее достоверность. Особенно это касается специалистов, работающих с условно-постоянной, нормативно-справочной информацией. Текущая же переменная информация будет корректироваться по ходу функционирования системы. Таким образом, контрольная функция заказчика в период проведения приемосдаточных испытаний ИС и ИТ приобретает доминирующий характер. Итогом ввода в действие ИС и ИТ является формирование пакета организационно-распорядительной документации.
Итак, активное и непосредственное участие пользователя ИС управления на протяжении всего жизненного цикла системы является обязательным условием ее успешного внедрения и дальнейшего функционирования.
2.7. Методика постановок
управленческих задач
Декомпозиция ИС на отдельные относительно обособленные с точки зрения практических приложений части позволяет осуществить модульный принцип построения ИТ. При этом единичный структурно-функциональный элемент ИС рассматривается как задача (рис.2.6). Такой подход обеспечивает разработчику возможность распараллелить отдельные работы в ходе написания, отладки и внедрения некоторых программных модулей, входящих в ИТ. Главная проблема здесь — учесть все возможные взаимосвязи между задачи. ми и построить на их основе полную и непротиворечивую информационную модель управленческой деятельности организации.
В общем виде постановка задачи состоит из четырех принципиально важных компонентов:
1) организационно-экономической схемы и ее описания;
2) свода применяемых математических моделей;
3) описания вычислительных алгоритмов;
4) концепции построения информационной модели системы.
Постановка каждой отдельной задачи документально оформляется
в виде соответствующего определенного раздела технорабочего проекта и занимает значительную часть общего времени оригинального, т.е. ориентированного на конкретные условия и нестандартные решения проектирования ИТ. Так, разработка организационно-экономической схемы предполагает конкретизацию основных характеристик задачи: формулировки стратегической цели и обоснования критериев оптимизации; содержания отдельных этапов выполняемых практиками работ для решения данной проблемы и места осуществляющих эти работы подразделений; технологии документооборота; направления трудозатрат; структуры управления и назначения каждого управленческого звена; вычисления ресурсных и временных ограничений по видам ит.п. Для построения таких схем необходимо воспользоваться информацией, предоставляемой исполнителем работ, включаемой в ТЭО и в техническое задание, разработать методики расчета показателей,
основываясь на результатах получения сведений и изучения методики выполнения процедур и решения задач управления.
Математическая модель и разрабатываемые на ее основе алгоритмы удовлетворять трем требованиям: определенности (однозначности), вариантности по отношению к различным альтернативным ситуациям в задаче и результативности (возможности ее решения за конечное :число шагов). Результатом алгоритмизации является логически построенная и отлаженная блок-схема. Наконец, разработка информационной концепции предполагает определение: реквизитов входных и выходных форм, их расположения и взаимосвязи, носителей исходных и результатных данных, состава нормативно-справочной информации, способов информационного взаимодействия разных задач, сроков и периодичности представления и получения данных, а также построение графа взаимосвязи показателей, имеющих отношение к данной задаче. Создается , информационная модель конкретной предметной области. Единичный фрагмент этой модели отражает один выходной и несколько входных показателей, исчисляемых на основе расчетных формул. Несмотря на преимущественную ориентацию на решение задач автоматизации управленческой деятельности на уровне отдельной организации, разработчику всегда нужно помнить об универсализации проектных решений в данной области, что обусловливается требованиями экономической реальности. Сегодня происходят процессы укрупнения и объединения зачастую различных по природе организационно-экономических объектов. Поэтому технология совершенствования управленческих решений за счет автоматизации сбора, передачи, хранения, обработки и выдачи данных должна подчиняться определенным правилам и стандартным схемам. Особенно важно соблюдать единство подхода управленческих задач на техническом и математико-алгоритмическом уровнях. Применение кибернетических , принципов обеспечивает в таком случае единство и совместимость систем обработки информации на разных уровнях управления и в различных звеньях технологической цепочки. Основой для проектирования ИС и ИТ в управлении должен быть системный подход, позволяющий охватывать большинство проблем автоматизации этой сферы деятельности на этапе постановок задач и выбора экономико- математических методов, моделей их решения.
Постановка задачи начинается на предпроектной, а завершается— на стадии технического проектирования, причем в этой работе главная роль принадлежит специалисту — пользователю системы. Главные обязанности постановщика — заложить основы для проектирования математического и информационного обеспечения, разработки : идеологии технического и программного обеспечения, создания концепции организационного и эргономического обеспечения ИС и ИТ. Таким образом, принципы функционирования будущей автоматизированной системы, структуры модульных связей и состав подсистем определяются уже на данном этапе.
Постановка задачи требует от пользователя не только профессиональных знаний предметной области, для которой выполняется постановка, но и владения основами компьютерных информационный технологий. Последствия ошибок пользователя на этапе постановки задачи будут тяжелее в сотни и даже тысячи раз (в зависимости от масштаба системы), если их обнаружат на конечных фазах создание. или использования прикладного программного продукта. Объясняется: это тем, что каждый из последующих участников создания прикладных программ не располагает информацией, необходимой для исправления содержательных ошибок.
Создание программного продукта может вестись и самим пользователем, причем в отноваении простоты построения программы это можно считать более предпочтительным вариантом. Но с позиции профессиональных программистов такие программы могут содержать больше число погрешностей, поскольку они менее эффективны по машинным ресурсам, быстродействию и многим другим традиционным критериям.
Пользователь, как правило, приобретает и применяет готовые программные пакеты, по своим функциям удовлетворяющие его потребности, ориентированные на определенные виды деятельности (сбыт, производство, снабжение, финансы), уровни управления (стратегический, тактический, оперативный), контур управления (планирование, оперативное управление, учет и контроль, анализ). Такое направление является на сегодня ведущим в сфере компьютеризации и информатизации обслуживания пользователей. Нередко оно дополняется разработкой: оригинальных прикладных программ, однако в любом случае постановка задач требуется.
Постановка и дальнейшая компьютерная реализация задач требуют усвоения основных понятий, касающихся теоретических основ информационных технологий. К ним относятся:
• свойства, особенности и структура экономической информации;
• условно-постоянная информация, ее роль и назначение;
• носители информации, макет машинного носителя;
• средства формализованного описания информации;
• алгоритм, его свойства и формы представления;
• назначение и способы контроля входной и результатной информации;
• состав и назначение устройств компьютера;
• состав программных средств, назначение операционных систем, пакетов прикладных программ (ППП), интегрированных пакетов программ типа АРМ менеджера, АРМ руководителя, АРМ финансиста, АРМ бухгалтера и т.п.
При описании постановок задач указываются их объемные характеристики. Они отражают объемы входной и выходной информации (количество документов, строк, знаков, обрабатываемых в единицу времени), временные особенности поступления, обработки и выдачи информации. Важной является выверка точности и полноты названий всех информационных единиц и их совокупностей.
В условиях автоматизированной обработки кроме первичных для , восприятия наименований реквизитов в документах (наименования граф, строк) используются нетрадиционные формы представления информации. Четкость наименований информационных совокупностей и их идентификации, устранение синонимов и амонимов в на званиях реквизитов и экономических показателей обеспечивают более, высокое качество результатов обработки. Полное название показателя з сложных формах может складываться из названий строк, граф и элементов заголовочной части документа. Для количественных и стоимостных реквизитов указывается единица измерения. Описание показателей и реквизитов какого-либо документа требует, как правило, их соотнесения с местом и временем отражаемых экономических процессов. Поэтому пользователь должен помнить о необходимости включения в описания соответствующих сведений, имеющих место, как правило, в заголовочной части документа (наименование или код организации, дата выписки документа и т.д.).
Для каждого вида входной и выходной информации дается описание всех ее элементов, участвующих в автоматизированной обработке. Описание строится в виде таблицы, в которой присутствуют наименование элемента информации (реквизита), его идентификатор, максимальная разрядность.
Наименование реквизитов должно соответствовать помещенным : в документе. Не допускаются даже мелкие погрешности в наименованиях реквизитов, так как в принятой редакции закладывается словарь информационных структур будущей автоматизированной технологии обработки.
Идентификатор представляет собой условное обозначение, с помощью которого можно оперировать значением реквизита; он может строиться по мнемоническому принципу, использоваться для записи алгоритма и представлять собой сокращенное обозначение полного наименования реквизита. Идентификатор должен начинаться только с алфавитных символов, хотя может включать и алфавитно-цифровые символы (общее их количество обычно регламентировано).
Разрядность реквизита необходима для расчета объема занимаемой памяти. Она указывается количеством символов (алфавитных, цифровых, алфавитно-цифровых значений реквизитов).
Постановка задачи выполняется в соответствии с планом. Приведем пример одного из возможных его вариантов.
План постановки задачи
1. Организационно-экономическая сущность задачи:
• наименование задачи;
• место решения;
• цель решения;
• назначение (для каких объектов, подразделений, пользовать лей предназначена);
• периодичность решения и требования к срокам решения;
• источники и способы получения данных;
• потребители результатной информации и способы ее отправки;
• информационная связь с другими задачами.
2.Описание исходной (входной) информации:
• перечень исходной информации;
• формы представления (документ) по каждой позиции перечня;
• примеры заполнения документов;
• количество формируемых документов (информации) в единицу времени, количество строк в документе (массиве);
• описание структурных единиц информации (каждого элементы данных, реквизита);
• точное и полное наименование каждого реквизита документа, идентификатор, максимальная разрядность в знаках;
• способы контроля исходных данных;
• контроль разрядности реквизита;
• контроль интервала значений реквизита;
• контроль соответствия списку значений;
• балансовый или расчетный метод контроля количественные значений реквизитов;
• метод контроля с помощью контрольных сумм и любые другие возможные способы контроля.
3.Описание результатной (выходной) информации:
• перечень результатной информации;
• формы представления (печатная сводка, видеограмма, машинный носитель и его макет и т.д.);
• периодичность и сроки представления;
• количество формируемых документов (информации) в единицу времени, количество строк в документе (массиве);
• перечень пользователей результатной информации (подразделение и персонал);
• перечень регламентной и запросной информация;
• описание структурных единиц информации (каждого элемента данных, реквизита) по аналогии с исходными данными;
• способы контроля результатной информации;
• контроль разрядности;
• контроль интервала значений реквизита;
• контроль соответствия списку значений;
• балансовый или расчетный метод контроля отдельных показателей;
• метод контроля с помощью контрольных сумм и любые другие возможные способы контроля.
4. Описание алгоритма решения задачи (последовательности действий и логики решения задачи):
• описание способов формирования результатной информации с указанием последовательности выполнения логических и арифметических действий;
• описание связей между частями, операциями, формулами алгоритма;
• требования к порядку расположения (сортировке) ключевых (главных) признаков в выходных документах, видеограммах, например по возрастанию значений табельных номеров.
Алгоритм должен учитывать общие и все частные случаи решения задачи. При составлении алгоритма следует использовать условные обозначения (идентификаторы) реквизитов, присвоенные элементам исходной и результатной информации. Допускается описание алгоритма в виде текста. Необходимо предусмотреть контроль
вычислений на отдельных этапах, операциях выполнения алгоритма. При этом указываются контрольные соотношения, которые позволяют выявить ошибки.
5. Описание используемой условно-постоянной информации:
• перечень условно-постоянной информации (классификаторов, справочников, таблиц, списков с указанием их полных наименований);
• формы представления;
• описание структурных единиц информации (по аналогии с исходными записями);
• способы взаимодействия с переменной информацией.
Наиболее важные вопросы, в решении которых также может принимать участие квалифицированный пользователь, связаны с выбором конкретного инструментария, позволяющего построить и реализовать информационные связи в системе. В состав инструментария входят методы накопления и обработки данных, структура и способы размещения массивов на машинных носителях, состав и макеты реквизитов документов и показателей, классификация и группировка показателей, их состав, размещение в базе данных, разновидности применяемых первичных документов и формы машинограмм, статистические и прогнозные методы решения задач и т.п. Вторая группа вопросов касается организации человеко-машинного интерфейса. Традиционно выделяются два способа интенсивного взаимодействия. Первый предполагает реализацию запросно-ответного режима с выполнением пользователем активной функции. Второй отдает инициативу вычислительной системе. Выбор зависит от конкретного сценария диалога и потребностей специалиста, эксплуатирующего систему.
Способ решения этих вопросов предопределяет виды компонентов программной реализация ИТ: операционной системы, СУБД, набора специальных подпрограмм. Логика разработки программного обеспечения функциональных подсистем целиком обусловлена логикой постановки задач. Первоначальные алгоритмы их решения оформляются как задания на программирование уже на этапе технического проектирования. Затем программисты на основании этих разработок строят блок-схемы, кодируют их в виде программ с учетом всех логических переходов и расчетных формул, обеспечивают контроль достоверно данных на входе и выходе, отлаживают каждый программный моду подпрограммы и программы в целом, пишут инструкции по эксплуатации и сопровождению проблемных, т.е. ориентированных на решение конкретной практической задачи, программ. В итоге получается готовый для внедрения рабочий проект. Здесь так подробно описав вариант «ручного» выполнения этапа проектной работы, чтобы наглядно представить значимость постановки экономической задачи; выполняемой пользователем системы.
Если в ходе проектирования ИТ управленческой деятельности используются в основном стандартные, хорошо отлаженные пакеты прикладных программ, то стадии технического и рабочего проектирования, как правило, совмещаются, а процесс создания ИТ сводится в основном к настройке параметров и генерации готовых пакетов. Таки технология проектирования значительно сокращает сроки изготовления программно-технологических продуктов, облегчает и экономит время на освоение их пользователями.
Из главы рекомендуется запомнить
Информационная технология — основной элемент информационной системы управления в экономическом объекте, каким является любая организация (предприятие, фирма, корпорация и т.д.).
Объектом проектирования при создании ИТ и ИС является управленческий процесс, функционирующий в организации, причем, как его содержательная, функциональная часть, так и технология реализации управленческих процедур.
В процессе проектирования ведется создание и разработка важнейших составляющих ИС — информационной технологии, технологии решения функциональных задач и системы поддержки принятия решений.
Для повышения результативности экономической деятельности организации в рыночных условиях проектирование ИС совмещается с инжинирингом, реинжинирингом управленческих процессов, проектированием бизнес-процессов, что позволяет организовать на базе ИТ контроллинг управленческих процедур во времени, включая СППР.
Совместимость (прежде всего информационная, техническая, программная) различных экономических объектов (организаций) достигается созданием ИТ и ИС на единых методических принципах.
Наибольшее распространение при создании ИТ получили типовое проектирование и автоматизация проектировочных работ.
Пользователь — руководитель, менеджер, специалист конкретной экономической службы — принимает активное участие в работе„связанной с переходом на новую ИТ.
Каждый специалист на своем рабочем месте должен внести вклад в создание ИС и ИТ своими знаниями специфики и методики выполняемых им функций и решаемых задач.
Постановка экономической задачи для ее перевода на новую технологию выполняется по разработанной методике, владеть которой должен каждый менеджер, специалист-экономист.
Вопросы и задания для самоконтроля
1. Каковы место и значение ИТ в ИС?
2. Охарактеризуйте роль каждой из обеспечивающих подсистем ИТ.
3. Рассмотрите важнейшие методические и организационно-технологические принципы создания ИТ и ИС организации.
4. Охарактеризуйте СППР как объект проектирования ИС управления организацией.
5. Раскройте взаимосвязь в создании ИС и инжиниринга процесса управления.
6. Обоснуйте роль ИТ в реинжиниринге и контроллинге бизнес- процессов.
7. Каков смысл основных этапов формирования управленческих решений и СППР?
8. Обоснуйте необходимость участия пользователя в создании проектной документации в процессе создания ИС и ИТ.
9. Охарактеризуйте наиболее часто применяемые методы и варианты создания информационных систем и информационных технологий в управлении.
10.В чем состоит технология постановки задачи для последующего проектирования ИТ и ИС управления организацией?