Владимир Мицкевич
Галактика
До сих пор нет единого понимания концепции построения такого рода систем, их функциональной нагрузки и технологических принципов реализации. О комплексных информационных системах (КИС) масштаба предприятия говорят поставщики вычислительной техники, системные интеграторы, разработчики программного обеспечения и
специалисты по реинжинирингу бизнес-процессов. В силу своей специализации каждый из них вкладывает в это понятие определенный смысл, сообразуясь прежде всего с кругом решений, связанных с деятельностью его фирмы. Например, нередко приходится сталкиваться с представлением о КИС, как о системе управления документооборотом предприятия. Если исходить из этой точки зрения, то оказывается, что для создания КИС достаточно связать компьютеры разных рабочих мест в сеть, установить систему типа Lotus Notes, организовать структурированное хранение электронных документов и движение электронной почты внутри предприятия, которая будет извещать кому, когда и куда явиться на совещание. Можно ли считать такую систему средством управления бизнесом? Да, если понимать управление, как издание распоряжений и составление отчетов по их выполнению. Нет, если требуется оперативное отслеживание и управление движением товарных и финансовых потоков. Другая концепция исходит из наличия средств автоматизации выполнения отдельных функций управления предприятием. В связи с этим постулируется необходимость внедрения развитых средств решения задач бухгалтерского и складского учета, планирования, анализа хозяйственной деятельности, технико-экономического планирования, подготовки производства и т.д. Фактически, это система "очаговой" автоматизации. Ее внедрение может осуществляться поэтапно, что, безусловно, важно, т. к. автоматизация управления является длительным и дорогостоящим мероприятием. Но, к сожалению, при этом нередко возникают проблемы информационной увязки отдельных элементов системы. Обычно их удается преодолеть лишь формально, обеспечивая перенос необходимых данных из одной подсистемы в другую, что не позволяет увязать модули в единое целое. Как нам кажется, наиболее верной является интерпретация КИС как системы управления всеми бизнес-процессами предприятия, увязывающей функции отдельных подразделений с движением финансовых и товарных потоков по всей технологической цепочке управленческих процедур. По мнению экспертов, наиболее цельная концепция автоматизированной корпоративной системы управления бизнесом реализована в системе "Галактика", объединяющей более 40 модулей, использующих единую базу данных и предназначенных для автоматизации решения задач бухгалтерского и управленческого учета, анализа хозяйственной деятельности, планирования, технико-экономической подготовки производства и т.д.. Система функционирует на основе технологии клиент-сервер и поддерживает масштабируемые решения.
Основой концепции КИС, реализованной в системе "Галактика", является схема, включающая комплексное управление финансовыми и товарными потоками, себестоимостью продукции и персоналом предприятия в разрезе этапов стратегического и оперативного планирования, контроллинга, управленческого и оперативного учета с выходом на бухгалтерский учет. Управление финансовыми потоками в стратегическом плане - это планирование доходов и расходов по разным периодам, планирование получения, распределения и поглощения привлеченных средств с учетом влияния внешних параметров: уровня инфляции, курсов валют, стоимости кредитов, ставки рефинансирования и т.д. Оперативное планирование представляет собой формирование совокупности финансовых планов и бюджетирования направлений деятельности. На этапе стратегического планирования управление товарными потоками представляет собой план выпуска и сбыта продукции для производственного предприятия или маркетинговый план закупок и продаж для оптовых торговых фирм. На уровне оперативного планирования товарных потоков концепция предусматривает увязку заключения договоров на поставку с планами запуска производства или осуществления закупок на основе системы календарей движения товарных и финансовых потоков. При этом товарные потоки рассматриваются с позиции всех точек продвижения, что позволяет моделировать любые схемы хозяйственной деятельности, вплоть до многоходовых бартерных сделок. Естественно, сюда включается и оперативное управление движением по складам.
| Этапы / Функции | Управление финансовыми потоками | Управление товарными потоками | Управление себестоимостью | Управление персоналом |
|---|---|---|---|---|
| Стратегическое планирование | Финансовое планирование, бюджетирование | Товарный план закупок, продаж | Бизнес-планирование | Бизнес-планирование |
| Оперативное планирование | Финансовое планирование по контрактам | Товарный календарь по контрактам | Технико-экономическое планирование | Персонификация планирования деятельности по исполнителям |
| Оперативный учет | Исполнение финансовой части контрактов | Исполнение товарной части контрактов | Мониторинг себестоимости | Табельный учет, наряды, учет контрактов |
| Бухгалтерский учет | Финансовый раздел | Материальный учет | Учет фактических затрат | Учет труда в зарплате |
Концепция построения КИС, реализованная в системе "Галактика", предусматривает оперативное планирование себестоимости, рассматриваемое как калькулирование затрат по изделиям, направлениям деятельности, сделкам и мониторинг себестоимости в зависимости от изменения внешних условий. С этой точки зрения управление себестоимостью основывается, главным образом, на плановых величинах с учетом времени обращения капитала, многоходовости сделок и частичного контроллинга, обеспечиваемого бухгалтерскими данными. Внешняя, бухгалтерская оценка полной себестоимости слишком статична для того, чтобы быть основой для принятия управленческих решений и может быть причиной того, что деньги и усилия будут вложены в убыточные или неэффективные направления деятельности. Ведь фактически бухгалтерия дает лишь статический информационный срез по завершению определенного периода деятельности предприятия на основе классического калькулирования полной себестоимости, предназначенного в большей степени для декларирования своей хозяйственной деятельности во внешней отчетности, чем для прогнозирования, анализа и управления. Необходима продуманная схема эффективного управления предприятием. Многие хозяева предприятий приглашают бизнес-консультантов, как западных, так и отечественных. Услуги западных фирм очень дороги, кроме того, западные бизнес-консультанты пользуются порой совсем не подходящими для российских предприятий методологиями, в которых не отражаются реалии отечественной экономики: системы взаимозачетов, бартер и т. д. Своеобразная черта нынешнего этапа экономики - отсутствие прямых контрактов. Предприятие управляет финансовым и товарным потоками так, что не касаясь ни расчетных счетов, ни складов, они идут по многоходовым сделкам. Деньги покинули многострадальную Россию, а масса квази-денег становится неуправляемой. В этих условиях решения западных консультационных фирм, ориентированные на западные технологии ведения бизнеса, оказываются совсем неприемлемыми.
Отечественные консультанты тоже не всегда могут предложить предприятию всего спектра мероприятий для оптимизации бизнес-процессов. Что-то они берут из опыта западных фирм, что-то - из своих наработок и опыта, но целостного комплекса услуг и управленческих решений не предлагают. Работа консультантов сводится к составлению объемных томов отчетов о состоянии дел на предприятии. В них содержатся разумные рекомендации, о том, что нужно сделать, чтобы наладить работу предприятия, но вот КАК это сделать - не всегда. Консультанты уходят, а хозяин предприятия ... остается с пухлым томом.
Хозяева многих фирм обращаются к специалистам по автоматизации предприятий в надежде, что эта мера принесет результаты. Но "информационщики" нередко просто завозят технику, устанавливают ее и на этом заканчивают работу. А предприятию, которое находится в кризисной или предкризисной ситуации, нужно совсем другое. Нужны адекватные управленческие решения. Поэтому неудивительно, что сейчас банки начинают пристально присматриваться к тем организациям, которые могут оказать им помощь в разработке рациональных и эффективных схем управления производством.
Внедрение комплексной информационной системы способствует достижению информационной "прозрачности" для руководства предприятия, охватывающей все подразделения даже самой широко распределенной компании, в режиме реального времени. Именно достоверная информация о положении дел на предприятии в текущий момент помогает руководству принимать эффективные управленческие решения. А значит, внедрение системы способствует построению рациональной схемы управления предприятием. Поэтому можно говорить о совпадении наших целей с теми задачами, которые ставит перед собой хозяин предприятия (которому не безразлична судьба его фирмы).
В корпорацию "Галактика" довольно часто обращаются представители банков и финансово-промышленных групп с просьбой помочь в наведении порядка на предприятиях, которыми они владеют. И ясно, что их в первую очередь интересуют не вопросы автоматизации как таковые, а вопросы управления.
Главная задача консалтинга - внедрить на предприятии политику НЭП (наведение элементарного порядка в управлении финансовыми и товарными потоками, а также управление себестоимостью продукции). Цикл услуг по бизнес-консалтингу завершается подготовкой проекта комплексной автоматизации, который состоит из следующих разделов:
Мы не оставляем клиента один на один с большим томом рекомендаций, а вместе с ним строим систему, обеспечивающую стопроцентную информационную управляемость бизнесом.
С чем, в первую очередь, сталкиваются новые владельцы? С полным отсутствием информации по предприятию. А уж если оно имеет широко распределенную структуру и его подразделения занимаются различными видами деятельности, ситуация значительно осложняется.
В своей практике мы сталкивались с такими случаями. На предприятии дают калькуляцию себестоимости продукции из планового отдела. И зачастую без всякой информационной технологии видно, что данные "липовые". Комплексная информационная система, например, та, которую разработала корпорация "Галактика",- мощный инструмент, который помогает руководству предприятия не только получать своевременную и достоверную информацию о состоянии дел на любом объекте, в любой структуре предприятия, прогнозировать эффективность управленческих решений. Использование системы - одна из основополагающих мер к тому, чтобы предприятие, "лежащее на боку", "встало на ноги" и могло приносить прибыль. В этом полностью заинтересованы хозяева предприятия и мы, как поставщики решения.
Вопросы управления персоналом в системе "Галактика" рассматриваются шире, чем это традиционно реализуется в системах типа АРМ "Кадры". Ведь очевидно, что своими корнями информационные системы подобного типа уходят в старые времена и предназначены для получения различной статистики по кадровому составу предприятия, которая нужна была скорее парткому, чем директору. Поэтому в центре концепции КИС по управлению персоналом здесь лежат вопросы увязки его деятельности с контрактами, договорами предприятия и анализом работы сотрудников по их исполнению в разрезе всех технологических цепочек. При этом задействуются стоимостные параметры оценки работы. Система помогает получить ответы на многие вопросы. Какую долю дохода фирмы приносят конкретные сотрудники отдела продаж? Какую долю закупок в натуральном и финансовом выражении осуществляют те или иные специалисты из отдела закупок? На сколько ритмично исполняются заказы производственными и сбытовыми подразделениями? Без привязки к контрактам, порядку их исполнения и стоимостным характеристикам система управления кадрами останется статичной информационной системой. Заканчивая разговор, напомним простую истину. Любая, даже самая многофункциональная информационная система - лишь инструмент, который может помочь выстроить эффективную и рациональную схему управления предприятием. А на сколько грамотно этот инструмент используется, зависит от его руководителей.
ВЛАДИМИР МИЦКЕВИЧ,
ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЕНЕРАЛЬНОГО ДИРЕКТОРА
КОРПОРАЦИИ "ГАЛАКТИКА" ПО КРУПНЫМ ПРОЕКТАМ, К. Э. Н.