5.1. Средства управления расписаниями

Для повышения эффективности использования времени сотрудниками организации могут быть использованы два продукта, входящие в состав сервера Exchange, Schedule+ и Outlook.

Schedule+ предоставляет пользователю следующие возможности:

• ведение персонального расписания, позволяет планировать встречи и мероприятия, а также устанавливать нотификацию о наступлении или приближении запланированного события. Персональное расписание может быть представлено несколькими способами и распечатано;
• планирование заданий, позволяет создавать проекты и задачи в составе проектов, назначать и отслеживать сроки их выполнения;
• ведение персональной базы контактов, позволяет хранить расширенную информацию о людях, включая такие личные данные, как дни рождения и свадьбы, с возможностью автоматического заблаговременного напоминания об этих датах. Данные из персональной базы контактов могут быть использованы для назначения встреч и совместных заданий;
• назначение прав пользователям на просмотр личного расписания, позволяет назначить права доступа информации о расписании, планах и встречах другим пользователям Exchange для просмотра, корректировки и автоматического назначения встреч и собраний. Записи, помеченные в расписании пользователя как личные, не доступны никому кроме него;
• планирование встреч и собраний, позволяет назначать встречи или планировать собрания, в том числе автоматически, на основе сведений о свободном и занятом времени из персональных расписаний пользователей. Собрание отличается от встречи тем, что для его проведения необходим разделяемый ресурс, такой как конференц-зал или аудитория, которые, в свою очередь, имеют собственное расписание использования. После указания времени, места и выбора обязательных и необязательных участников, каждому из них будет отправлены приглашения. В случае отказа одного или нескольких обязательных участников собрание может быть отменено или перенесено на более поздний срок;
• публикация персонального расписания в виде файла HTML для дальнейшего помещения на сервере WWW. Для этих целей используется ассистент Internet.

Для создания разделяемого ресурса на сервере Exchange должен быть создан почтовый ящик. Хозяин этого почтового ящика создает расписание в Schedule+ с пометкой о том, что в действительности данное расписание соответствует ресурсу, а не пользователю. После этого назначаются права другим пользователям просматривать и изменять расписание использования ресурса.

В дополнение к перечисленным, Outlook предоставляет пользователю следующие возможности:

• ведение журнала событий, в который помещаются записи о полученных и отправленных письмах, назначенных встречах, совещаниях и т.п.;
• создание заметок, позволяет пользователю быстро записывать идеи и замечания для последующего просмотра и обработки. По внешнему виду, заметки напоминают их бумажный эквивалент.

Кроме того, схема хранения персональных данных в Outlook значительно отличается от используемой Schedule+. В Outlook для этого создаются дополнительные папки в личном ящике пользователя. События, контактные лица, заметки, встречи и т.д. хранятся в этих папках в виде сообщений соответствующего типа, что дает возможность пересылать эту информацию другим пользователям.